メールの添付ファイルにパスワードを設定する方法

今年からいよいよマイナンバー制度が始まります。

中小企業で関係するのは、まずは源泉徴収からで、徐々に年金、医療費、銀行預金と、対象が広がっていきます。国民全員に割り振られ、お金の管理に使われるため、企業は情報の漏洩をさせないようにする必要があり、漏洩した場合、懲役・罰金刑まであるという重い刑罰に処されてしまいます。

メールでこういった重要なデータを送る際は必ずパスワードで守らなければいけません。

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安全にファイルをやりとりする暗号化のテクニック

【zip形式で圧縮+パスワード保護】

ファイルやフォルダを圧縮(データが小さくなる)するときにパスワードをかけることで、セキュリティを高めることができます。いろいろな圧縮形式がありますが、一般的な圧縮形式として、zip形式の圧縮フォルダにパスワードをかける方法を解説します。

Lhaplusのインストール

zip形式での圧縮は様々なソフトで行えますが、今回は非常に有名で使いやすい「Lhaplus」という無料ソフトでの手順を解説します。まずは本体をインストールしましょう。
コチラからソフトをダウンロードしてご自分のパソコンにインストールしてください。

インストールの最後の画面「Lhaplus シェル初期設定」で、「デスクトップ圧縮」にチェックを入れ、ドロップダウンするメニューから「zip(pass)」を選択して、【OK】を押します。

デスクトップ上に「Lhaplus 圧縮」というショートカットが置かれます。これで準備完了です。

添付ファイルにパスワードを設定してみよう

実際にパスワードをかけてみましょう。

一番簡単は方法は、先程のショートカットの上に、圧縮したいファイルやフォルダをドラッグ(左クリックを押しながら引っ張って移動させ、目標の場所で左クリックをはなす)すると、パスワード設定画面となります。任意のパスワードを入力して【OK】を押すと、パスワードがかかったzip形式の圧縮フォルダが作成されます。

もうひとつの方法は、パスワードをかけたいファイルやフォルダ上で【右クリック】をします。選択項目の中から「圧縮」を選びます。さらに選択項目が出てくるので、その中から「.zip(pass)」を選択します。パスワードを入力し【OK】を押して完了です。

パスワードは別の手段で教える

重要なファイルをメールなどで送信する場合、zip形式でパスワードをかけてファイルを送り、その後別のメールや電話などでパスワードを相手に知らせることで、第三者にファイルの中身を見られる可能性は低くなります。

また、全てのメールの添付ファイルを自動で暗号化してくれるサービスもあります。実業務上で「これは守るべき情報かどうか?」などと考えながら業務をするのは非常に煩わしいです。こういったサービスも今後検討してみてはいかがでしょうか。

以上、ご参考まで。

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