Excel基本編.3-2 〜レッスン1:管理しやすい住所録を作成する〜

Excel基本編.3-2 〜レッスン1:管理しやすい住所録を作成する〜
Excel基本編.3-2 〜レッスン1:管理しやすい住所録を作成する〜

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1.効率よくデータを入力する

作成する住所録は、1行目に表の見出し、2行目以降にデータを入力します。入力を確定するときは「Tab」キーを押します。アクティブセルが右に移動し、横方向に効率よく入力できます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜効率よくデータを入力する
1行目に見出しを入力します。セルA1に「氏名」と入力したら、「Tab」キーを押すと、アクティブセルが右に移動します。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜効率よくデータを入力する
ここでは、「氏名」に続けて「連名」「郵便番号」「住所1」「住所2」「会社名」「関係」と入力します。

Windowsで「人名/地名」を利用する

Windowsで、人名や地名を入力するときは、日本語入力システムの変換モードを「人名/地名」にしましょう。人名と郵便番号辞書が使えるようになり、変換候補に多くの名前が表示されます。また、郵便番号を入力して変換するだけで住所の入力ができます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜Windowsで「人名/地名」を利用する
言語バーの「般」をクリックし、「人名/地名」を選択すると、バーの表示が「般」から「名」に切り替ります。

2.文字の種類を自動で切り替える

データの入力時に、列ごとに入力モードを切り替えるのは面倒です。「データの入力規則」機能を利用すれば、セルが移動したときに自動で入力モードを切り替えられます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜文字の種類を自動で切り替える
データの入力規則を設定するセル(ここではセルC2)をクリックし、「データ」タブをクリックして、「データの入力規則」ボタンをクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜文字の種類を自動で切り替える
「データの入力規則」画面で、「日本語入力」タブをクリックします。「日本語入力」欄の「∨」ボタンから、「半角英数字」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜文字の種類を自動で切り替える

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜文字の種類を自動で切り替える
氏名のセルA2から順番に入力し、郵便番号のセルC2に移動すると、入力モードが自動的に「A」(半角英数)に変わります。

3.郵便番号を住所に変換する

郵便番号を全角で「123ー4567」のように入力して「スペース」キーを押すと、自動的に住所に変換されます。Windowsでは、「人名/地名」に切り換えて行います。(→設定方法

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜郵便番号を住所に変換する
入力モードが「あ」(ひらがな)の状態で全角の郵便番号を入力し、「スペース」キーで変換します。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜郵便番号を住所に変換する
変換候補に表示された住所を選択し、「Enter」キーを押します。続けて番地を入力します。ここで作成している住所録では「住所2」に建物名や部屋番号を入力しています。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜郵便番号を住所に変換する
住所など文字列が表示しきれない列は、列番号の右境界線をダブルクリックします。ここえは列Dと列Eの右境界線をそれぞれダブルクリックしました。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜郵便番号を住所に変換する
文字列の長さに合わせて列幅が調整されます。なお、境界線をドラッグしても列幅を調整できます。必要に応じて調整しましょう。

4.リストから選択して入力する

データの入力規則の「リスト」機能を使うと、あらかじめ登録したデータをリストから選択して入力できます。入力の手間を省くことができ、入力ミスを防ぐことが可能です。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜リストから選択して入力する
リストを設定するセル(ここではセルG2)をクリックし、「データ」タブをクリックして、「データの入力規則」をクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜リストから選択して入力する
「データの入力規則」画面で「設定」タブの「入力値の種類」欄の「∨」ボタンをクリックして「リスト」を選択します。「元の値」欄にリストにする項目を半角の「,」(カンマ)を区切って入力し、「OK」ボタンをクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜リストから選択して入力する
リストを設定したセルに移動すると「▼」ボタンが表示されます。クリックしてリストから入力したい項目を選択しましょう。※データの入力規則を解除するには、解除したいセルを選択し、「データの入力規則」画面を開いて、「すべてクリア」ボタンをクリックしてください。

5.テーブルを設定する

見出しと1行目のデータを入力したら、「テーブル」として設定しましょう。テーブルにすると、表でデータの入力や並べ替え、抽出などが効率的に行えるようになります。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルを設定する
表内の任意のセルをクリックし、「挿入」タブをクリックして、「テーブル」ボタンを押します。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルを設定する
「テーブルの作成」画面にテーブルに変換する範囲(セルA1〜G2)が表示されます。「先頭行をテーブルの…」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルを設定する
テーブルが設定されます。セルの色などの書式が設定され、見出しにオートフィルターのボタンが表示されます。

6.テーブルにデータを追加する

テーブルでは、隣接する行や列にデータを追加すると、テーブルの範囲が自動的に拡張されます。行や列を挿入しても拡張が可能です。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルにデータを追加する

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルにデータを追加する
テーブル範囲の一つ下の行にデータを入力して「Tab」キーを押すと、行単位でテーブルが拡張されます。このとき、セルに設定したデータの入力規則も拡張されます。「Tab」キーを押しながらデータを入力していきます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルにデータを追加する

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルにデータを追加する
最終行の右端のセルで「Tab」キーを押すと、アクティブセルが次の行の左端に移動して、テーブルの範囲が自動的に拡張されます。

通常の表でデータの入力規則を使う

テーブルではデータの入力規則が自動で拡張するため、テーブルの行数が増えても再設定する必要はありません。通常の表の場合は自動拡張しないため、データの入力規則を利用する場合は、あらかじめセル範囲を選択してから入力規則を設定します。

7.複数のセルに一括入力する

複数のセルに同じデータを入力するときは、セルをまとめて選択してから入力すると簡単です。「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押して確定します。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜複数のセルに一括入力する
一つ目のセルをクリック、二つ目以降のセルを「Ctrl」キーを押しながらクリックしていくと、離れた複数のセルを同時に選択できます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜複数のセルに一括入力する
複数のセルを選択したままデータを入力し、「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押します。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜複数のセルに一括入力する
選択したセルのすべてに同じデータが入力されました。

テーブルなら見出しの確認もしやすい

テーブルには、見出しを常に表示させておく機能があります。表内にアクティブセルがある状態で、画面を下にスクロールすると、列番号が見出しに置き換わります。このため、データの件数が多くなっても、見出しを常に確認できるので便利です。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルなら見出しの確認もしやすい

8.テーブルのデザインを変える

テーブルのデザインは、スタイルの一覧から自由に変更できます。メニューのデザインにマウスポインターを合わせると設定結果がプレビューで確認できます。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルのデザインを変える

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルのデザインを変える
表内の任意のセルを選択し、「デザイン」タブをクリックして、「クリックスタイル」ボタン(または「テーブルスタイル」グループの「▼」ボタン)をクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルのデザインを変える
メニューから設定したいデザインをクリックします。

Excel基本編.〜管理しやすい住所録を作成する〜テーブルのデザインを変える
テーブルのデザインが変更されました。

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