5分で簡単スキルアップメール研修 〜Vol.02〜

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□□ 5分で簡単スキルアップメール研修 〜Vol.02〜
■■ 制作・著作 とげおネット
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20XX/XX/XX
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□┃目┃次┃
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1、前回のおさらい

2、ビジネスメールマナーを学ぼう「ビジネスメールの5カ条」

3、覚えると超便利!キーボードショートカット集

・【 Ctrl+A 】(全選択)
・【 Ctrl+S 】(保存する)
・【 Ctrl+Z 】(ひとつ前の動作に戻る)

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■1.前回のおさらい 〜メールは必ず届くとは限らない〜
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まずは前回のおさらいからスタート。

メールは「送信完了」を確認すれば、必ず相手に必ず届くものだと
思い込んでしまいがちですが、様々な原因で「届かないこともある」ことを
覚えていておいていただきたいというお話でした。

<ショートカット集のおさらい>
・【 Ctrl+C 】(コピー)
・【 Ctrl+V 】(貼り付け)
・【 Ctrl+X 】(切り取り)

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■2、ビジネスメールマナーを学ぼう「ビジネスメールの5カ条」
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今や、電話よりも日常的に使われているメール。
メールを仕事で使う際に重宝するのが、約束事の記録や日時確認といった場面。
「人数」や「値段」、「日時」や「場所」などの確認には特に役立ちますよね。

とはいえ、プライベートと同じ感覚でやり取りすると思わぬ落とし穴が。
例えば、丁寧に書くあまり長文になり、かえって相手の負担になってしまう等。

本日は基本の心得として「ビジネスメールの5カ条」をチェックしましょう。
『ビジネスメールの5カ条』

1、「送る回数は最小限に」

気軽に送ってしまいがちなメールですが、数が多くなると大事な用件が
埋もれて相手が迷惑する事態になります。気をつけましょう。

2、「本文は短く、簡潔に」

長文メールは相手に読む手間をかけてしまううえ、それ相応の返事を
しなくてはならないという重圧にもなってしまいます。

3、「見たらすぐ返信!」

届いたかな?と心配させないように、見たことだけはすぐに伝える。
のちほど詳細な返事を送るのも手です。デキる人ほどメールの返信は早い!

4、「HTML形式はNG」

HTML形式のメールは、メールソフトによっては上手く表示できませんし
ウイルスの心配もあるため、マナー違反とされています。

5、「メール+電話で確認を」

迷惑メールフォルダに入ってしまうなどメールは必ず見てもらえるとは限らない。
大切な要件は送った旨を電話しておくと確実です。
次回は「正しい件名の書き方」についてお送りいたします。
どうぞお楽しみに。

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■3、覚えると超便利!キーボードショートカット集
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こちらのコーナーではPCの作業効率が劇的にアップする
便利なショートカットキーをご紹介します。
1.【 Ctrl + A(all) 】(全てを選択)

フォルダの中で[Ctrl]+Aを押すと、ファイルを全て選択することが出来ます。
Excelだと全てのセルを、Wordやメモ帳では文章全てが選択されます。
ちなみに、目的のファイルだけを複数選んで選択したい場合は、「Ctrl」キー
を押しながら各ファイルをクリックしていくと複数選択できます。

2.【 Ctrl + S(save) 】(保存する)

文章ソフトでも画像ソフトでも、作業中の定期的な保存は基本中の基本です。
新規作成し、まだ一回も保存していない状態で「Ctrl + S」を押すと、
「名前を付けて保存」になります。こちらも殆どのソフトで対応しています。

3.【 Ctrl+Z 】(元に戻す)

直前に行った操作を取り消して、一つ前の状態に戻ります。
Windows上は勿論、メモ帳でもワードでもエクセルでも、殆どのソフトに対応しています。
操作を誤ってしまった時は、慌てず騒がず「Ctrl+Z」で元通り。本当に便利です。
「Z」は何の頭文字なの?と聞こえてきそうですが、Zは何の頭文字でもないとのこと。
「Ctrl」キーに1番近いというのが「Z」が選ばれた理由のようです。
確かに「Ctrl」キーの近くにはよく使うショートカットキーが配置されていますよね。

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今回ご紹介したショートカットはメールソフトはもちろん、普段みなさんがお使いの
ExcelやWord、PowerPoint、Internet Explorer等、多くのソフトにも対応しているので
是非、日常の業務にお役立てください。慣れれば作業効率アップ間違いナシです!
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次回も便利なショートカットをご紹介します。

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