Excel基本編.3-3 〜レッスン2：仕事で使う顧客名簿を作成する〜

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1.顧客名簿を作成する

Lesson2では、Lesson1を参考に作成した顧客名簿を使ってデータ整理に役立つ機能や実践的なデータ抽出の操作などを紹介していきます。

Lesson1：「住所録の作成」で勉強した、テーブルやデータの入力規則などの機能を使い、上のような顧客名簿を作成してください。

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2.ふりがなを表示する

表に「ふりがな」の列を追加して、関数を使ってふりがなを自動表示させてみましょう。セルに入力されて文字からふりがなを表示するには、「PHONETIC(フォネティック)関数」を使います。

まず、ふりがなを表示する列を追加します。列番号（ここでは「C」）をクリックして列を選択して、「ホーム」タブの「挿入」ボタンをクリックします。

列が挿入されました。見出しのセルをクリックして「ふりがな」と入力します。

ふりがなを表示するセルをクリックし、半角で「=ph」と入力してください。関数の候補から「PHONETIC」をダブルクリックします。

ふりがなを取り出すセルをクリックし、「=PHONETIC（[＠氏名]」と表示されたら、「Enter」キーを押します。関数の最後の「）」は自動で追加されます。

テーブルでは、関数の数式が自動的に列全体にコピーされます。（注:通常の表でPHONETIC関数を使う場合は、ふりがなを表示するセルに関数を入力したあと、オートフィルでほかのセルに関数をコピーする必要があります）ふりがなが表示されたら、列番号の右境界線をダブルクリックして列幅を自動調整します。

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3.ふりがなを編集する

PHONETIC関数で表示したふりがなが正しくない場合は、ふりがなを修正しましょう。また、ふりがなの種類を「ひらがな」に変更してみましょう。

ふりがな編集する

ふりがなを修正したいセルを選択し、「ホーム」タブの「ふりがなの表示/非表示」の「▼」ボタンをクリックして、「ふりがなの編集」をクリックします。

ふりがな欄が表示され、カーソルが表示されます。「BackSpace」キーで文字を削除し、正しい読みを入力しましょう。ふりがなは、ひらがなのままで大丈夫です。

名字を修正する場合は、「←」キーでカーソルを移動して行います。修正したら、「Enter」キーを押します。

ふりがながカタカナ表示に変わります。再度「Enter」キーを押すと修正した読みが表示されます。

ふりがなの種類を変更する

ふりがなの種類をを変更する列を選択します。「ホーム」タブの「ふりがなの表示/非表示」の「▼」ボタンをクリックして、「ふりがなの設定」をクリックします。

「ふりがなの設定」画面の「ふりがな」タブが表示されます。「種類」欄で「ひらがな」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

ふりがなが、ひらがな表示に変更されました。

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4.データを並べ替える

目的ごとにデータを並べ替えると、見やすくなります。ここでは、ふりがなを基準に50音順に並べたり、性別で並べたものを、さらに年齢順に並べ替えてみましょう。

ふりがなを基準に50音順に並べ替える

並べ替えの基準にする列内のセル（ここではふりがなの列のセル）をクリックし、「データ」タブをクリックして、「昇順」ボタンをクリックします。（※「データ」タブの「降順」ボタンをクリックすると、データを降順に並べ替えられます。また、データの並べ替えは、オートフィルターでも行えます。並べ替えの基準となる列の「▼」ボタンをクリックし、メニューから「昇順」または「降順」をクリックします。）

表のデータがふりがなの50音順に並び替わりました。

複数の列を基準に並べ替える

複数の列を基準に並べ替えるときは、「並べ替え」画面を使います。表内の任意のセルを選択し、「データ」タブの「並べ替え」ボタンをクリックします。

「並べ替え」画面で、まず性別で並べ替える設定をします。「最優先されるキー」欄の「∨」ボタンから、「性別」を選択し、「順序」が「昇順」であることを確認します。

続けて、年齢を降順に並べ替える設定をします。「レベルの追加」ボタンをクリックし、「次に優先されるキー」欄で「年齢」を選択し、「順序」欄で「降順」を選択し「OK」ボタンをクリックしてください。

表のデータが性別ごとに並び替えられ同じ性別の中では、年齢が高い順に並べ替えられました。

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5.指定範囲のデータを抽出する

オートフィルターの「数値フィルター」機能を利用すると、表のデータから「指定の範囲内」や「指定の値以上」といった条件でデータを抽出できます。

抽出したい数値がある列（ここでは年齢）の「▼」ボタンをクリックし、「数値フィルター」をクリックして、条件（ここでは「指定の範囲」）をクリックします。

「オートフィルターオプション」画面で「以上」の数値（「30」）と「以下」の数値（「39」）を入力し、「OK」ボタンをクリックします。

「30以上、39以下」のデータが抽出されました。

抽出を解除するには、抽出の基準にした列（年齢）の「▼」が変更したマークのボタンをクリックして、「”年齢”からフィルターをクリア」をクリックします。（注：「データ」タブの「クリア」ボタンをクリックしても抽出を解除できます。複数の列で抽出しているときは、一気に解除できるので便利です。）

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6.複数の条件でデータを抽出する

オートフィルターを複数の列で同時に実行すれば、複数な条件でデータを抽出できます。「年齢が20歳以上で、東京都在住」の顧客を抽出してみましょう。

先ほどの、「指定範囲のデータを抽出する方法」で、「数値フィルター」から「指定の値以上」をクリックします。「オートフィルターオプション」画面で、「以上」に「20」と入力し、「OK」ボタンをクリックします。

続けて、住所1の「▼」ボタンから、「（すべて選択）」をクリックしてすべてのデータのチェックを外します。

「東京都」をクリックしてチェックを入れて、「OK」ボタンをクリックします。

「年齢が20歳以上」で、「住所1が東京都」のデータが抽出されました。

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7.文字列を検索する

特定の文字列を含むセルを表の中から探すときには、「検索」機能を使いましょう。指定した文字列を含むセルに移動し、すばやく見つけることができます。

「ホーム」タブを開き、「検索と選択」ボタンをクリックして、「検索」をクリックします。

「検索と置換」画面の「検索」タブが開きます。「検索する文字列」に検索した文字列（ここでは「横浜市」）を入力し、「次を検索」ボタンをクリックします。（注：「検索と置換」画面の「検索」タブで「すべて検索」ボタンをクリックすると、指定した文字列を含むセルがすべて検索され、「検索と置換」画面に一覧で表示されます。）

指定した文字列を含むセルが選択されます。「次を検索」ボタンをクリックすると、次のセルが選択されます。「閉じる」ボタンをクリックすると、「検索と置換」画面が終了します。

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8.文字列を置き換える

「置換」機能を使うと、セルに入力した文字列を別の文字列に置き換えることができます。大量のデータがある場合でも、修正もれを防ぐことができます。

「ホーム」タブの「検索と選択」ボタンをクリックして、「置換」をクリックします。

「検索と置換」画面の「置換」タブが開きます。「検索する文字列」に検索したい文字列（ここでは「フリーター」）、「置換後の文字列」に置き換える文字列（「アルバイト」）を入力し、「次を検索」ボタンをクリックすると、指定した文字列を含むセルが選択をされます。

「置換」ボタンをクリックすると、選択されたセルの文字列が置き換わり、次のセルが選択されます。置き換えない場合は、「次を検索」ボタンをクリックします。

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どうしても上手くいかない時は

 

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9.重複データを削除する

データの件数が多くなると、同じデータを重複して入力してしまうことがあります。「重複の削除」機能を使うと、データの重複を簡単に解消できます。

ここでは、削除の結果がわかりやすいように、重複データに色をつけています。「重複の削除」機能を使って、1件だけ残して重複データを削除してみましょう。

表内のセルを選択し、「デザイン」タブをクリックして、「重複の削除」ボタンをクリックします。（注：テーブルを設定していない通常の表では、重複データを削除したい表内の任意のセルをクリックして、「データ」タブの「重複の削除」ボタンから行います。）

「重複の削除」画面の「列」欄で、重複を調べる項目を選択します。ここでは、名簿のNOの列以外のデータがすべて一致するものを重複データがとします。「NO」をクリックしてチェックを外し、ほかのすべての項目にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。

削除されたデータの数が表示されます。「OK」ボタンをクリックします。

最初のデータが残り、重複するデータが削除されました。

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