Outlookの仕分けルールは使い慣れると、本当に便利です。しかしいくつも仕訳ルールを作っていくうちに、エラーが出る、実行されない、メールが消える……など、仕分けがうまくいかないケースも出てきます。
この記事ではOutlookの仕分けルールをメンテナンスする方法と、チェックしたいポイントについて、詳しく図解入りで解説します。
とくにわかりにくい「仕分けルールの処理を中止する」についても、どのような箇所に使うのか説明しておりますので、ご参考ください。
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仕分けルールが動作しないときのチェック項目
仕分けルールの動作が詰まる、メールが消えるなどの場合に確認したい項目は、以下のとおりです。
ひとつずつ、順を追って説明していきますね。
仕訳ルールは専用の管理画面からメンテナンスする
仕分けルールがうまく動かないときは、ルールの管理画面から詳細をチェックし、メンテナンスをおこないます。
Outlookを開き、右上[ファイル]→[仕分けルールの通知と管理]ボタンを押すと、管理画面が開きます。
確認１：ルールの条件と処理、設定値を再確認する
最初にルールが正しく設定できているか、管理画面から条件や処理、設定値を再確認してみましょう。
①管理画面からチェックしたいルールを指定し、②[仕分けルールの変更]→③[仕分けルール設定の編集]を選択すると、条件と処理を見直せます。
また条件と処理の指定は正しく、設定の値のみを変更したい場合は、管理画面下半分「仕分けルールの説明」欄のルール内から、文字リンクをクリックすれば変更可能です。
ルールを見直すときは、以下の点を重点的にチェックしてみてください。
- 必要な条件・処理にチェックが入っているか
- 不要な条件・処理にチェックが入っていないか
- メールアドレスやドメインの綴りに間違いはないか
アドレスの綴りは間違えやすいため、すでに届いたメールからコピー&ペーストする、あるいは頂いたメールからアドレスを連絡帳に登録して条件に設定すれば、ミスがありません。
場合によっては、実行されないルール以外のルールについても、個別に処理を確認してみましょう。
とくに処理のうち「仕分けルールの処理を中止する」は特殊なため、別の章にまとめました。振り分けが止まる原因になるため、一読をおすすめします。
確認２：ルールの優先順位を見直す
個別のルールが正しく設定されていても、他のルールと処理内容が重複している場合があります。
ルールは表示されている順番に、上から実行されます。
優先順位は、管理画面でルールを選択して▲、▼ボタンを押せば変更可能です。
確認３：迷惑メールフォルダに入っていないか
Outlookの迷惑メールフィルターは、仕分けルールとは別の仕組みで迷惑メールを振り分けます。消えてしまって見つからないメールがあるときは、Outlookの「迷惑メール」フォルダもチェックしてみてください。
▼Outlookの迷惑メール設定について、詳しくは下記の記事をご参考ください。
確認４：送信に関するルール：「接続したら直ちに送信する」設定を確認
Outlookの仕訳ルールは、受信だけでなく送信時にも適用可能です。
送信のルール設定が合っているのに送信がうまくいかない場合は、Outlookの送信設定をチェックしましょう。
Outlookを開き左上[ファイル]→画面左[オプション]→画面左側[詳細設定]→画面右側[送受信]→[接続したら直ちに送信する]にチェックが入っていることを確認します。
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Outlook仕訳ルール見直しの注意点
まずはOutlookの仕訳ルールを理解する
一般的なOutlookの仕訳ルールの設定方法については下記の記事をご覧いただき、仕訳ルールの挙動をご理解ください。
またOutlookを使って仕訳ルールの便利な使い方については以下の記事をご覧ください。
「仕分けルールの処理を中止する」設定は注意して使う
処理項目のうち「仕分けルールの処理を中止する」には注意が必要です。この処理があるルールの条件に合致すると、優先順位がより下層にあるルールは実行されなくなります。
どのようなことでしょうか？もう少し詳しく見ていきましょう。
最初のルールに合致したとき、それ以下のルールは実行しない処理
「仕分けルールの処理を中止する」は、それ以降のルールを実行したくない場合に使う処理です。
例）差出人をもとにメールを仕分けるルール
- 「山田商事」から届いたメールをフォルダに振り分けたい（ドメイン名で仕分け）
- そのうち「山田商事の田中さん」から来たメールだけは別のフォルダに振り分けたい
このような場合は、以下の手順で設定します。
- 目的にしたがい、フォルダ分けのルールを2とおり作る
- 管理画面で「山田商事の田中さん」ルールの表示順を上に移動し、実行の優先順位を上げる。
- 「山田商事の田中さん」のルールのみに「仕分けルールの処理を中止する」処理を入れる
優先順位がより上のルールに「仕分けルールの処理を中止する」を入れます。最初のルールに合致すれば、それ以降のルールは実行されなくなります。
この例では「山田商事の田中さん」の条件に合致した時点で処理が止まり、より下層の「山田商事」フォルダには振り分けられない、ということです。
もし「仕分けルールの処理を中止する」条件がなかった場合、複数条件に合致するため、ルールは2つとも実行されます。田中さんから届いたメールは「山田商事の田中さん」フォルダと「山田商事」、2つのフォルダにコピーされ、同じものが振り分けられます。
設定が正確なのに仕分けできないときは、より優先順位の高いルールを確認
このルールで、不具合がおこる場合を考えてみましょう。
正確に設定したのに、適切なフォルダに振り分けられない……という場合は、より優先順位が上のルールの条件に合致していないか確認します。
たとえば以下のような場合です。
上図の例では、田中さんから来たメールのタイトルに「重要：」が含まれると、「重要なメール」フォルダに入った時点で仕分けルールの処理が中止されます。
したがって田中さんから届いたメールであっても「山田商事 田中様」フォルダには振り分けられないのです。
テンプレートをもとにルールを作ると、「仕分けルールの処理を中止する」に最初からチェックが入っている場合があります。途中で処理が止まらず目的のフォルダに仕分けられるよう、すべてのルールを再度確認してみてください。
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仕訳ルールが上手く動かない場合まとめ
Outlookの仕分けルールがうまく動作しない場合のメンテナンス方法と、チェックポイントについて解説しました。
基本的にはルールの管理画面から、ひとつずつルールの設定内容、優先順位をチェックしていきます。
またルール全体で「仕分けルールの処理を中止する」が入っている箇所を把握すると、振り分け全体の流れがわかりやすくなり、トラブルの発見に繋がります。
ルールチェックには少し根気が必要です。しかし仕分けルールのトラブルは解消してしまえば、その後は放っておくだけでずっとメールが振り分けられるため、非常に便利です。
トラブル時にはこの記事にあるポイントを参考に、仕訳ルールを見直してみてください。
▼迷惑メールの振り分け機能については、この記事を参照ください。
