本日２件目のサポート訪問。こちらも定期サポートでのお伺いでした。
こちらの会社は業務上、中国スタッフとのメールのやり取りがあり、中国から来たメールに返信すると文字化けする不具合が発生していました。日本側のパソコンでOutlookの設定を変更したものの問題は解消されず、この件はひとまず持ち帰ることに。
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今回のサポート報告(Outlook文字化け編)
会社に戻り、いろいろと調べた結果、下記２つのことを試していただくことになりました。
新規作成メールでも文字化けするか確認
文字化けしたメールは返信の繰り返しでした。この場合、どこか１つのメールの文字コードが誤判定され文字化けを起こしている可能性があるため、新規でメールを送った場合はどうなるか確認してもらいました。
Outlookの不具合の可能性があるためパッチを当てる
これは受信側のOutlookで実行していただく必要があります。
上記、２つの対処方法をメールでお送りしたところ、新規でメールを送信したら文字化けが解消されたとの事でした。やはり、返信メールを繰り返す間でどこかのメールの文字コードがおかしくなっていたようです。
以下、具体的な解消手順になります。
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Outlookメールの文字化け解決方法
ほとんどの文字化けは、文字コードを変更すれば解決します。早速、文字コードの変更方法を見ていきましょう。
文字化け解決（文字コード変更）の手順
まず、文字化けしているメールをダブルクリックして別ウインドウで開きます。
次に開いたメールの文字コードを変更し、文字化けを直していきます。Outlookのバージョンにより画面に違いがありますが、操作内容は同じです。
■Outlook2013,2016,2019の場合
メニューから「アクション」 → 「その他のアクション」 → 「エンコード」 → 「日本語（自動選択）」と選択し文字コードを設定します。「日本語（自動選択）」でダメな場合は、別の文字コード(下記参照)でも試してください。
■Outlook365の場合
メニュー右側の「・・・」をクリック→「アクション」 → 「その他のアクション」 → 「エンコード」 → 「日本語（自動選択）」を選択します。
文字コードの種類
先ほどは文字コードを「日本語（自動選択）」にしましたが、その他にもいくつか種類があるのでご紹介します。正しい日本語に表示するために適用する文字コードは、主にこの４つです。
- 日本語 (自動選択) : 一般的な文字コード。
- 日本語 (シフト JIS) : Windowsで利用されている文字コード。
- 日本語 (EUC) : UNIXで使われている文字コード。
- UTF-8 : Unicodeによる文字コードのひとつ。
画面操作は「アクション」 → 「その他のアクション」 → 「エンコード」→「その他」→文字コード選択です。
上から順番に文字コードを変更していけば、文字化けは解消されると思います。
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「詳細設定」で送信メールの文字化けを防ぐ
Outlookの「詳細設定」を変更すれば、自分から送信するメールの文字化けを防げます。こちらも合わせて設定しておきましょう。
メニュー左端「ファイル」を選択し、次画面左下の「オプション」をクリックしてください。
（「オプション」が表示されない場合「その他…」をクリックすると出てきます）
画面左の項目より「メール」を選択します。メッセージの作成で、作成するメールの形式を「テキスト形式」に選択してください。
再度、画面左の項目より、今度は「詳細設定」をクリックします。文字設定オプションが表示されるまで、画面を下へスクロールしてください。下図、２箇所のチェックボックスを外し、送信メッセージで優先するエンコード方法を「日本語(JIS)」に変更し、最後にOKボタンで完了です。
以上で設定完了です。これで、あなたの送信メールが文字化けすることはなくなると思います。
同様の設定をOutlook以外のメールソフト(Windows Live Mail, Thunderbird, Gmail等)で行う場合はこちらのサイトをご覧ください。
⇒メール送信の設定について
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まとめ ：受送信の文字コードを合わせ文字化け解消へ
Outlookの文字化け解消方法について解説しました。
文字化けの原因はおもに、メールの受信側・送信側でそれぞれ利用している文字コードの違いによるものです。
- 受信したメールが文字化けしていたら、メールの文字コードを変更して読めるようにする
- 相手に届くメールが文字化けしないよう「詳細設定」で文字コードを設定しておく
- 返信の繰り返しで文字化けした場合、返信ではなく新規にメールを作成・送信する
いずれも簡単な手順で対応できます。メールで文字化けが起こった際は参考にしていただければ幸いです。
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