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Outlookの送信トレイにメールが残り、送信されないときの対処方法

アイキャッチ

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Outlookでメールを送っても送信完了せず、送信トレイにメールが残るときがあります。

大切なメールが送信されていないと情報の行き違いになり、ビジネスの場合には損失を負いかねません。原因を把握して、適切に対応しておきたいですね。

この記事ではOutlookでメールが送信されない原因と、対処方法を下記に分けて解説します。

  • 送受信にPOP/SMTPを利用している場合
  • 送受信にIMAP/SMTPを利用している場合

Outlookでメール送信されないことがある方は、参考にされてください。

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メール送受信方法の違い(POP、IMAP、MAPI)

Outlookでメールを受信する方法(プロトコル)は、大きく分けて以下の3とおりです。

  • POP・・・サーバーからパソコン上にメールをダウンロードする
  • IMAP・・・サーバー上のメールを閲覧する
  • MAPI・・・Microsoftサーバー(Exchangeサーバー)内のメールを閲覧する

またPOP・IMAPとも、メールの送信時に使われるのはSMTPと呼ばれるプロトコルです。そのためPOP/SMTP、IMAP/SMTPと記述されることもあります。

この記事ではPOP/SMTPおよびIMAP/SMTP利用時に起きる、Outlookのメール未送信トラブルについて解説します。

POP/SMTP、IMAP/SMTPのどちらを使っているかは、Outlookからメニューの「ファイル」を開くと、アカウント名の下に表示されています。

Outlook POP IMAP

利用している送受信方法によって、未送信トラブルの対応方法に違いがあります

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POPを利用している場合:基本は「設定の見直し」

POPを利用している場合には、メールアカウント設定の見直しをおこないます。

気をつけたい点がいくつかあるため、順番にご紹介します。

チェックポイント1:「接続したら直ちに送受信する」設定になっているか確認

この設定をしてあれば、書き終わって送信手続きしたメールを送信トレイに置かず、直ちに送信できます。

以下の手順はOutlook365の場合になりますが、他のバージョンでも同様の操作で設定可能です。

■「接続したら直ちに送信する」設定の確認

Outlookのメニュー左上から「ファイル」を選択→表示された画面左下から「オプション」を選択します

Outlook オプション

①画面左側から「詳細設定」を選択します。

②画面の右側を「送受信」が表示されるまで下にスクロールします。

③「接続したら直ちに送信する」のチェックが入っているか確認します。入っていなければ、チェックを入れてください。

④「OK」を押して画面を閉じます。

Outlook 接続 送信

これでメッセージを書いて送信手続きを終えれば、すぐ送信されるようになります。

チェックポイント2:暗号化の設定を確認

2つ目にチェックが必要なのは、暗号化の設定です。

セキュリティを確保するため、メールの送受信時には暗号化が強く推奨されています。

そのため今まで暗号化無しでメールの送受信ができていたプロバイダーでも、暗号化が必要な仕様に変更されている可能性があるのです。

Outlookの設定に暗号化についての設定が抜けている、間違っているなどの場合、メールが正しく送受信されません。設定を見直してみましょう。

暗号化設定のチェック方法は、以下の記事を参考になさってください。

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Outlook2019/365をお使いの方は、上記記事の手順では設定画面が表示されない場合があります。以下の手順で、同様の詳細画面を表示可能です。

  1. 画面左上から「ファイル」を選択
  2. 画面中央「アカウント設定」ボタンを押す→表示されたメニューの一番下「プロファイルの管理」を選択
  3. 画面上部「電子メールアカウント(E)…」ボタンを選択
  4. 以降は、上記記事と同様の手順でチェックします。

チェックポイント3:メールアカウントの設定を作り直す

以上2つの設定を見直しても、送信トレイにメールが残るときがあります。

このような場合はメールアカウントの設定を削除し、もう一度作り直してみてください。

OutlookでPOPを使っている場合、アカウント情報とメールデータの情報は別々に管理されています。アカウントを消しても「データファイル」を消さなければ、今まで送受信したデータは無くなりません

設定の削除、作り直しは以下の画面から可能です。設定値は環境により違いがあるため、利用しているプロバイダーのヘルプなどをご確認の上設定ください。

■アカウント作り直しの手順

Outlook画面左上「ファイル」→「アカウント設定」ボタン→「アカウント設定

  1. 削除」ボタンを押し、アカウントを削除
  2. 新規」ボタンを押し、同じアカウントをもう一度作成

Outlook アカウント設定 画面

アカウント作成時には、今まで使っていたデータファイルを使うように設定します。

  1. 下記の画面で「既存のデータファイルを使用」にチェックを入れます。
  2. 参照」ボタンを押し、以前に利用していたデータファイル(pstファイル)を選択して「OK」ボタンを押します。

Outlook 新規作成 既存 データファイル

これで、アカウントの作り直しが完了しました。

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IMAPを利用する場合:Outlook以外の方法も視野に

POPと同様IMAPにおいても、設定の見直しでメール送信の問題が解決されるケースもあります。

しかしIMAPを利用するときには、Outlook以外のアクセス方法も視野に入れることを推奨いたします。

チェックポイント1:送信済みメールの保存設定を見直す

IMAPではPOPと違い、メールはサーバー上に保存される仕様となっています。

しかしOutlookのバージョンが古い場合、送信済みメールがローカル(パソコン上)に保存され、送信に影響するときがあります。サーバーに保存されるよう、設定を見直してみましょう。

1.送信済みのメールをひとつ開き、メニュー「ファイル」を選択します。

送信済み メール ファイル

2.「フォルダーへ移動」ボタンを押し「その他のフォルダー」を選択します。

送信済みメール 移動 その他のフォルダー

3.①「送信済みメール」フォルダを選択し、②「OK」ボタンを押します。

※Outlookのバージョンによっては「送信済みアイテム」、またプロバイダーによっては「Sent」という名前になっている場合があります。

送信済みメール フォルダ 指定

これ以降に送信したメールは、サーバー内の「送信済みメール」フォルダに保存されます。

チェックポイント2:Outlook以外の手段(Webブラウザ/アプリ)の利用を検討する

とげおネットでは、IMAPで送受信するときにはOutlook以外の方法を推奨しております。

OutlookでIMAPを利用設定すると、ご利用のメールアドレスやプロバイダーによって挙動が変わり、トラブルが起きやすいためです。

■GmailやYahoo!メールの場合は、Webメールやスマホアプリを活用

とくにGmailやYahoo!メールなど、IMAPの利用を前提としているサービスの場合には、以下のような手段をおすすめします。

  • パソコン・・・Webブラウザー(Webメール)
  • スマホ・・・スマホアプリ

■Exchange Onlineをご利用の場合には、Outlookを推奨

Exchange Online(Microsoftの法人向けクラウドメールサービス)は、同じMicrosoft製のOutlookと親和性の高い仕様になっています。

そのため、IMAPをご利用の時でも問題なく、Outlookの使用が可能です。

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まとめ:状況に合った対応を

Outlookで、メールの送信に問題がある場合の対処方法について解説しました。

送受信のプロトコル(POP・IMAP)と、利用されているサービスによって、対応方法に違いがあります。状況にあった対応をされることがトラブル解消の第一歩です。

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