Outlookの仕分けルールには、メールの振り分け以外にも便利な機能があるのをご存じでしょうか。一度設定すればそれ以降メールが自動処理され、業務の効率化に大変役立ちます。
この記事ではフォルダ分け以外に便利な仕分けルール活用方法を、5つご紹介します。
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Outlook仕分けルールの活用方法5つ
今回ご紹介するOutlook仕分けルールの活用方法は、以下の5つです。
さっそく始めていきましょう。
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届いたメールを自動転送する
メールの差出人や件名などの条件を設定しておけば、他の人と共有したいメールを自動的に転送できます。
■準備
転送したい人のメールアドレスを、あらかじめOutlookアドレス帳に追加します。
アドレス帳への登録方法は、以下をご参考ください。頂いたメールをもとに登録する方法がいちばん簡単です。
連絡先を追加する（Microsoft）
■適用したいメッセージを指定
自動仕分けウィザードの管理画面で「新しい仕分けルール」ボタンを押します。
- 「受信メッセージにルールを適用」にチェックを入れます。
- 「次へ」ボタンを押します。
■振り分け条件を設定
転送したいメールの条件を設定します。
今回はメールの題名に「重要：」と入っているとき転送する設定としました。
- 「[件名] に 特定の文字 が含まれる場合」にチェックを入れます。
- 画面下部の「件名」リンク部分を押し、特定の文字に「重要：」を設定します。
- 「次へ」ボタンを押してください。
■処理内容の設定
- 「名前/パブリック グループ へ転送する」にチェックを入れます。
- 「名前/パブリック グループ」に転送したい人のメールアドレスを、連絡帳から設定します。
- 「次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。
■例外条件の設定
転送したい人に、すでに同じメールが送信されている場合にはルールを適用しないよう、例外条件を設定します。
- 「[宛先] または [CC] が 名前/パブリック グループ の場合を除く」にチェックを入れます。
- 画面下部の「名前/パブリック グループ」に転送したい人のメールアドレスを、連絡帳から設定します。
- 「次へ」ボタンを押します。
■ウィザードの最終画面
上記のような画面になります。
- ルールの題名を付けます。
- 「“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
- ルールの内容を確認します。
- すべて正しければ「OK」ボタンを押します。
- 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。
Outlook連絡帳に特定のメールアドレスのかわりにグループを設定すれば、複数人にメールを一括転送できます。
また他の方への情報共有だけでなく、自分のスマートフォンへの転送など、他のデバイスへも転送可能です。
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Cc:に決まったメールアドレスを追加する
送信するメールのCc:に、メールアドレスを追加できます。
仕事でメールを送信するとき、とくに必ず上席の方にCc:する必要があるときに便利です。
■準備
Cc:に指定したいメールアドレスを、あらかじめOutlookアドレス帳に追加しておきます。複数人でも大丈夫です。
■適用したいメッセージを指定
- 自動仕分けウィザードで「新しい仕分けウィザード」を立ち上げます。
- 適用したいメッセージを指定：最初の画面で「送信メッセージにルールを適用」にチェックを入れ「次へ」ボタンを押します。
■振り分け条件を設定
- どの項目にもチェックを入れず「次へ」ボタンを押します。
- 「この仕分けルールはすべての (送信メッセージ) に適用されます。よろしいですか？」というメッセージが表示されるので「はい」を押します。
- 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。
■処理内容の設定
- 「名前/パブリック グループ をメッセージの [CC] に追加する」にチェックを入れます。
- 画面の下にある「名前/パブリック グループ」をクリックし、Outlookアドレス帳からCc:に入れたい人のメールアドレスを指定します。
この例では、2つのメールアドレスを追加しました。 - 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押して進みます。
■例外条件の設定
何も指定せず「次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。
■ウィザードの最終画面
上記のような画面になります。
- ルールの題名を付けます
- 「“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
- ルールの内容を確認します。
- すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
- 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます…（以下略）」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
- 仕分けルールの管理画面に戻ります。「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。
以上で、送信時にCc:を追加するルールが設定されました。
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不要なメールを削除する
仕分けルールはこれから受信/送信するメールだけでなく、すでに受信トレイに届いているメールにも適用可能です。
受信トレイから、不要なメール（今回は、指定した日付以前のメール）を一括削除してみましょう。
■適用したいメッセージを指定
自動仕分けウィザードの管理画面で「新しい仕分けルール」ボタンを押します。
- 「受信メッセージにルールを適用」にチェックを入れます。
- 「次へ」ボタンを押します。
■振り分け条件を設定
削除したいルールに適用する条件を指定します。この例では、指定した日以前のメールを一括削除してみましょう。
- 「特定の期間 に受信した場合」にチェックを入れます。
- 画面下「特定の期間」の文字をクリックし、日付を設定します。
指定日以前のメールを一括削除する場合には「より前」にチェックを入れ、日付指定し「OK」ボタンを押します。 - 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押してください。
■処理内容の設定
- 「削除する」にチェックを入れ「次へ」ボタンを押します。
削除処理には2とおりあり「削除する」と「削除する（復元できません）」があります。一括処理の条件には「削除する」がおすすめです。
「削除する」を設定した場合、処理後はごみ箱に入りますが、「削除する（復元できません）」の場合には処理に失敗したときのリカバリーができません。
またこの条件で、削除のかわりに「開封済みとしてマークする」の条件を指定すれば、未読メッセージを既読にもできます。
■例外条件の設定
何も選択せず、そのまま「次へ」ボタンを押します。
■ウィザードの最終画面
下記のような画面になります。
- ルールの題名を付けます
- 「“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックを入れます。
- ルールの内容を確認します。
- すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
- 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。
■ルールの実行
仕分けルールの管理画面から、以下の手順でいま作ったルールを実行します。
- 管理画面から「仕分けルールの実行」ボタンを押します。
- 一括削除のルールにチェックを入れます。
- 「今すぐ実行」ボタンを押すと、受信トレイ内の不要なメールが削除されます。
このように仕分けルールは仕分けだけでなく「受信トレイ内をある条件で一括処理」したいときに利用可能です。
また上記の例で、処理を削除ではなく「開封済みとしてマークする」に設定すれば、条件に合ったメールを既読処理できます。
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メールの送信を一時保留する
メールを書く途中で、誤って送信ボタンやCtrl＋Enter（送信のショートカット）キーを押し、未完成のままメールを送信してしまったことはないでしょうか。
Outlookの仕分けルールで、メールの送信を一定時間、保留する設定ができます。送信ボタンを押して数分以内なら、送信トレイ内から送信前のメールを削除可能です。
■自動仕分けウィザードの設定項目
以下のように設定すれば、送信したメールを保留できます。
- テンプレート：送信メッセージにルールを適用する
- 条件：このコンピューターで送受信を行った場合のみ
- 処理：[指定した時間]分後に配信する（保留したい時間を数値で指定）
- 例外：指定しない
時間は「分」で指定します。1～3分の間で指定すればよいでしょう。
■ウィザードの最終画面
- ルールの題名を付けます
- 「”受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
- ルールの内容を確認します。
- すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
- 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます。…（略）」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
- 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。
これで送信ボタンを押したあと「送信トレイ」内に設定した分数だけ、メールが保留されます。もし間違って送信ボタンを押した場合には、すぐに送信トレイを開いて削除すれば、メールは送信されません。
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条件に合ったメール受信時に通知音で知らせる
メールが届いたときに、サウンドやデスクトップ通知でのお知らせが可能です。
ここでは条件に合ったメールが届いたとき、通知音で知らせる設定をしてみましょう。
■自動仕分けウィザードの設定項目
- テンプレート：受信メッセージにルールを適用する
- 条件：適宜設定
- 処理：「(音) を鳴らす」にチェックを入れ、画面下部から音声ファイルをセットする
- 例外：指定しない
この記事では条件を「[差出人] が 名前/パブリック グループ の場合」とし、Outlookアドレス帳からメールアドレスを指定しました。
また処理の画面で「音」の文字をクリックすると、C:\Windows\Mediaフォルダが開きます。フォルダ内にある通知音（拡張子が.wavとなっている）ファイルのなかから、好きなものを選択してください。
■ウィザードの最終画面
- ルールの題名を付けます。
- 「“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
- ルールの内容を確認します。
- すべて正しければ「OK」ボタンを押します。
- 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます。…（略）」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
- 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。
さまざまな条件ごとに違う着信音を設定すれば、便利に活用できます。たとえばいますぐメールを開く必要があるか、あるいは後で見れば良いかを、着信音を聞くだけで判断可能です。
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仕分けルールでこんなことも出来ます
さらに仕分けルールを活用してみましょう。
仕分けルールの利用例
今回ご紹介した5つ以外にも、以下のような利用例があります。
- メールに添付ファイルがある場合、コピーを指定したフォルダに保存する
- 件名に「至急」の文字が含まれる場合、メールにフラグを付ける
- 差出人が指定されたアドレス帳に登録されている場合、メールを印刷する
- 条件を満たすメールに、特定のテンプレートを使って返信する
仕分けルールの活用ポイント
仕分けルールは条件と処理の組み合わせで、さらに用途が広がります。
《活用のポイント》
- 必要なメールには印を付ける、音やメッセージで通知する
- 不要なメールは削除あるいは開封、フラグを消去する
- 返信内容が決まっている場合は、テンプレートや通知メッセージで自動応答する
仕分けルールを活用してメールを自動処理すれば、さらなる業務の効率化が可能です。
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まとめ
Outlookの仕分けルールの応用方法について解説しました。予想以上に「使える」機能だったのではないでしょうか。
フォルダへの振り分け以外にも通知や転送など、メールの自動処理を設定できます。
受信トレイ内の一括処理、メールを開く前に通知で重要度を知る、送信ミス防止など、Outlook内でのさまざまな目的に利用可能です。ぜひご活用ください。
▼Outlook仕分けルールの基本的な設定方法は、以下の記事に詳しく図解しています。
▼仕分けルールがうまく動かないときは、下記の記事でポイントを押さえてチェックしてみてください。
▼迷惑メールの振り分け機能については、この記事を参照ください。
Outlookの様々な設定に関する記事
Outlookの様々な設定については、下記の記事をご参考ください。
Outlookトラブルシューティングについては以下のページをご参考ください。
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