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Outlookの仕分けルールを使いこなす!フォルダ分け以外の便利な活用方法5選

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Outlookの仕分けルールには、メールの振り分け以外にも便利な機能があるのをご存じでしょうか。一度設定すればそれ以降メールが自動処理され、業務の効率化に大変役立ちます。

この記事ではフォルダ分け以外に便利な仕分けルール活用方法を、5つご紹介します。

この記事では、Outlookの自動仕分けウィザードでの設定値・手順のみをご紹介しております。
自動仕分けウィザードを初めて使う方、または設定に慣れていない方は、下記の記事(図解入り)をご参考ください。
Outlookメールを簡単に振り分け!「自動仕分けウィザード」の使いかた
Outlookの「受信トレイ」を整理するには、「仕分けルール」機能を使った自動処理がおすすめです。この記事では、仕分けルールを設定する「自動仕分けウィザード」の設定手順と、設定する前に決めておきたい項目について、画像入りで詳しく解説します。

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Outlook仕分けルールの活用方法5つ

今回ご紹介するOutlook仕分けルールの活用方法は、以下の5つです。

さっそく始めていきましょう。

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届いたメールを自動転送する

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メールの差出人や件名などの条件を設定しておけば、他の人と共有したいメールを自動的に転送できます。

■準備

転送したい人のメールアドレスを、あらかじめOutlookアドレス帳に追加します。

アドレス帳への登録方法は、以下をご参考ください。頂いたメールをもとに登録する方法がいちばん簡単です。

連絡先を追加する(Microsoft)

■適用したいメッセージを指定

自動仕分けウィザードの管理画面で「新しい仕分けルール」ボタンを押します。

  1. 受信メッセージにルールを適用」にチェックを入れます。
  2. 次へ」ボタンを押します。

■振り分け条件を設定

転送したいメールの条件を設定します。
今回はメールの題名に「重要:」と入っているとき転送する設定としました。

  1. [件名] に 特定の文字 が含まれる場合」にチェックを入れます。
  2. 画面下部の「件名」リンク部分を押し、特定の文字に「重要:」を設定します。
  3. 次へ」ボタンを押してください。

■処理内容の設定

  1. 名前/パブリック グループ へ転送する」にチェックを入れます。
  2. 名前/パブリック グループ」に転送したい人のメールアドレスを、連絡帳から設定します。
  3. 次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。

■例外条件の設定

転送したい人に、すでに同じメールが送信されている場合にはルールを適用しないよう、例外条件を設定します。

  1. [宛先] または [CC] が 名前/パブリック グループ の場合を除く」にチェックを入れます。
  2. 画面下部の「名前/パブリック グループ」に転送したい人のメールアドレスを、連絡帳から設定します。
  3. 次へ」ボタンを押します。

■ウィザードの最終画面

Outlook 自動転送 仕分けルール 設定

上記のような画面になります。

  1. ルールの題名を付けます。
  2. “受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します
  3. ルールの内容を確認します。
  4. すべて正しければ「OK」ボタンを押します。
  5. 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。

このような用途の場合「“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは、必ず外してください。

これを外さないと、いま受信トレイ内にある、条件に合ったメールがすべて、設定した宛先に転送されるためです。

Outlook連絡帳に特定のメールアドレスのかわりにグループを設定すれば、複数人にメールを一括転送できます。

また他の方への情報共有だけでなく、自分のスマートフォンへの転送など、他のデバイスへも転送可能です。

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Cc:に決まったメールアドレスを追加する

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送信するメールのCc:に、メールアドレスを追加できます。

仕事でメールを送信するとき、とくに必ず上席の方にCc:する必要があるときに便利です。

■準備

Cc:に指定したいメールアドレスを、あらかじめOutlookアドレス帳に追加しておきます。複数人でも大丈夫です。

■適用したいメッセージを指定

  1. 自動仕分けウィザードで「新しい仕分けウィザード」を立ち上げます。
  2. 適用したいメッセージを指定:最初の画面で「送信メッセージにルールを適用」にチェックを入れ「次へ」ボタンを押します。

■振り分け条件を設定

  1. どの項目にもチェックを入れず次へ」ボタンを押します。
  2. 「この仕分けルールはすべての (送信メッセージ) に適用されます。よろしいですか?」というメッセージが表示されるので「はい」を押します。
  3. 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。

■処理内容の設定

  1. 名前/パブリック グループ をメッセージの [CC] に追加する」にチェックを入れます。
  2. 画面の下にある「名前/パブリック グループ」をクリックし、Outlookアドレス帳からCc:に入れたい人のメールアドレスを指定します。
    この例では、2つのメールアドレスを追加しました。
  3. 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押して進みます。

■例外条件の設定

何も指定せず「次へ」ボタンを押し、次画面へ進みます。

■ウィザードの最終画面

上記のような画面になります。

Outlook Cc: 仕分けルール 設定

  1. ルールの題名を付けます
  2. “受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
  3. ルールの内容を確認します。
  4. すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
  5. 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます…(以下略)」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
  6. 仕分けルールの管理画面に戻ります。「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。

以上で、送信時にCc:を追加するルールが設定されました。

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不要なメールを削除する

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仕分けルールはこれから受信/送信するメールだけでなく、すでに受信トレイに届いているメールにも適用可能です。

受信トレイから、不要なメール(今回は、指定した日付以前のメール)を一括削除してみましょう。

■適用したいメッセージを指定

自動仕分けウィザードの管理画面で「新しい仕分けルール」ボタンを押します。

  1. 受信メッセージにルールを適用」にチェックを入れます。
  2. 次へ」ボタンを押します。

■振り分け条件を設定

削除したいルールに適用する条件を指定します。この例では、指定した日以前のメールを一括削除してみましょう。

  1. 特定の期間 に受信した場合」にチェックを入れます。
  2. 画面下「特定の期間」の文字をクリックし、日付を設定します。
    指定日以前のメールを一括削除する場合には「より前」にチェックを入れ、日付指定し「OK」ボタンを押します。
  3. 元の画面に戻るので「次へ」ボタンを押してください。

■処理内容の設定

  1.  「削除する」にチェックを入れ「次へ」ボタンを押します。

削除処理には2とおりあり「削除する」と「削除する(復元できません)」があります。一括処理の条件には「削除する」がおすすめです。

「削除する」を設定した場合、処理後はごみ箱に入りますが、「削除する(復元できません)」の場合には処理に失敗したときのリカバリーができません。

またこの条件で、削除のかわりに「開封済みとしてマークする」の条件を指定すれば、未読メッセージを既読にもできます。

■例外条件の設定

何も選択せず、そのまま「次へ」ボタンを押します。

■ウィザードの最終画面

下記のような画面になります。

Outlook 一括削除 仕分けルール 設定

  1. ルールの題名を付けます
  2. “受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックを入れます
  3. ルールの内容を確認します。
  4. すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
  5. 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。

■ルールの実行

仕分けルールの管理画面から、以下の手順でいま作ったルールを実行します。

Outlook 仕分けルール 一括削除 実行

  1. 管理画面から「仕分けルールの実行」ボタンを押します。
  2. 一括削除のルールにチェックを入れます。
  3. 「今すぐ実行」ボタンを押すと、受信トレイ内の不要なメールが削除されます。

このように仕分けルールは仕分けだけでなく「受信トレイ内をある条件で一括処理」したいときに利用可能です。

また上記の例で、処理を削除ではなく「開封済みとしてマークする」に設定すれば、条件に合ったメールを既読処理できます。

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メールの送信を一時保留する

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メールを書く途中で、誤って送信ボタンやCtrl+Enter(送信のショートカット)キーを押し、未完成のままメールを送信してしまったことはないでしょうか。

Outlookの仕分けルールで、メールの送信を一定時間、保留する設定ができます。送信ボタンを押して数分以内なら、送信トレイ内から送信前のメールを削除可能です。

■自動仕分けウィザードの設定項目

以下のように設定すれば、送信したメールを保留できます。

  • テンプレート:送信メッセージにルールを適用する
  • 条件:このコンピューターで送受信を行った場合のみ
  • 処理:[指定した時間]分後に配信する(保留したい時間を数値で指定)
  • 例外:指定しない

時間は「分」で指定します。1~3分の間で指定すればよいでしょう。

■ウィザードの最終画面

Outlook メール 保留 仕分けルール

  1. ルールの題名を付けます
  2. 「”受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します
  3. ルールの内容を確認します。
  4. すべて正しければ、「OK」ボタンを押します。
  5. 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます。…(略)」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
  6. 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。

これで送信ボタンを押したあと「送信トレイ」内に設定した分数だけ、メールが保留されます。もし間違って送信ボタンを押した場合には、すぐに送信トレイを開いて削除すれば、メールは送信されません。

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条件に合ったメール受信時に通知音で知らせる

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メールが届いたときに、サウンドやデスクトップ通知でのお知らせが可能です。

ここでは条件に合ったメールが届いたとき、通知音で知らせる設定をしてみましょう。

■自動仕分けウィザードの設定項目

  • テンプレート:受信メッセージにルールを適用する
  • 条件:適宜設定
  • 処理:「(音) を鳴らす」にチェックを入れ、画面下部から音声ファイルをセットする
  • 例外:指定しない

この記事では条件を「[差出人] が 名前/パブリック グループ の場合」とし、Outlookアドレス帳からメールアドレスを指定しました。

また処理の画面で「音」の文字をクリックすると、C:\Windows\Mediaフォルダが開きます。フォルダ内にある通知音(拡張子が.wavとなっている)ファイルのなかから、好きなものを選択してください。

■ウィザードの最終画面

Outlook 受信 サウンド 仕分けルール

  1. ルールの題名を付けます。
  2. “受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する」のチェックは外します。
  3. ルールの内容を確認します。
  4. すべて正しければ「OK」ボタンを押します。
  5. 「このルールは、Outlook で電子メールを確認するときにのみ実行されます。…(略)」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押します。
  6. 仕分けルールの管理画面に戻るので「適用」ボタン→「OK」ボタンの順に押し、終了します。

さまざまな条件ごとに違う着信音を設定すれば、便利に活用できます。たとえばいますぐメールを開く必要があるか、あるいは後で見れば良いかを、着信音を聞くだけで判断可能です。

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仕分けルールでこんなことも出来ます

さらに仕分けルールを活用してみましょう。

仕分けルールの利用例

今回ご紹介した5つ以外にも、以下のような利用例があります。

  • メールに添付ファイルがある場合、コピーを指定したフォルダに保存する
  • 件名に「至急」の文字が含まれる場合、メールにフラグを付ける
  • 差出人が指定されたアドレス帳に登録されている場合、メールを印刷する
  • 条件を満たすメールに、特定のテンプレートを使って返信する

仕分けルールの活用ポイント

仕分けルールは条件と処理の組み合わせで、さらに用途が広がります。

《活用のポイント》

  • 必要なメールには印を付ける、音やメッセージで通知する
  • 不要なメールは削除あるいは開封、フラグを消去する
  • 返信内容が決まっている場合は、テンプレートや通知メッセージで自動応答する

仕分けルールを活用してメールを自動処理すれば、さらなる業務の効率化が可能です。

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まとめ

Outlookの仕分けルールの応用方法について解説しました。予想以上に「使える」機能だったのではないでしょうか。

フォルダへの振り分け以外にも通知や転送など、メールの自動処理を設定できます。

受信トレイ内の一括処理、メールを開く前に通知で重要度を知る、送信ミス防止など、Outlook内でのさまざまな目的に利用可能です。ぜひご活用ください。
▼Outlook仕分けルールの基本的な設定方法は、以下の記事に詳しく図解しています。

Outlookメールを簡単に振り分け!「自動仕分けウィザード」の使いかた
Outlookの「受信トレイ」を整理するには、「仕分けルール」機能を使った自動処理がおすすめです。この記事では、仕分けルールを設定する「自動仕分けウィザード」の設定手順と、設定する前に決めておきたい項目について、画像入りで詳しく解説します。

▼仕分けルールがうまく動かないときは、下記の記事でポイントを押さえてチェックしてみてください。

Outlookの仕分けルールが正常動作しないときのチェックポイント
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▼迷惑メールの振り分け機能については、この記事を参照ください。

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Outlookトラブルシューティングについては以下のページをご参考ください。

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アウトルックはとても便利なツールですが時に様々な不具合が起こることがあります。このページを参考に対応してみてください。

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