Outlookを使い始めたとき「受信トレイ」にメールが溜まると、必要なものを探すのに一苦労です。
最初のうちは「検索」機能で探せますが、メールが多くなると時間がかかり、大変になりますね。
そんなときはOutlookの自動処理機能「仕分けルール」を使うのがオススメです。この記事では仕分けルールを設定できる「自動仕分けウイザード」の操作方法について、図解入りで詳しく解説します。
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仕分けルールを使って業務効率をアップ！
仕分けルールで自動的にフォルダ分けをおこなうと、以下のようなメリットがあります。
- 優先度の低いメールに気を取られない。日報のとりまとめやアンケートの回答など、一日の終わりにまとめて見たいメールを別フォルダに入れておける。
- 大事なお客様から来たメールを見逃さない。メールが特別なフォルダに入ればすぐにわかる。振り分けをおこなった際に通知を送ることも可能。
- イレギュラーなメールは受信トレイに入るため、緊急対応が早くなる
ルールを1度設定すれば、それ以降は送受信時に、自動でメールが振り分けられます。受信トレイはいつもすっきり片付いて、必要なメールがどこにあるかも一目瞭然です。
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「自動仕分けウイザード」で仕分けルールを簡単設定
Outlookで仕分けルールを作るには、ひとつずつ順番に設定を進めていける「自動仕分けウィザード」を使います。
設定画面数が多めですが、手順に従って「次へ」→「次へ」と進めていくため、設定はそれほど難しくありません。
今回は特定の差出人から届いたメールを、受信と同時に一つのフォルダに分けてみましょう。具体的には「自動仕分けウィザード」で以下の2項目を設定します。
- 条件：指定した差出人から来たメールを
- 処理：特定のフォルダに仕分ける
この記事では振り分け対象を「山田商事の田中さん（アドレスはtanaka@example.co.jp）」から来たメールとして、作業を進めます。
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準備：メールアドレスを連絡帳に追加
振り分けたいメールアドレスを、あらかじめOutlook連絡帳に追加します。追加ずみの場合は、次の手順に進んでください。
いちばん簡単なのは、その方から届いたメールを開き、アドレス部分を右クリックして[Outlookの連絡先に追加]を選択し、登録する方法です。
次画面で左上[保存して閉じる]ボタンを押せば、Outlook連絡先への保存が完了します。
そのほかの登録方法については、下記のページをご参考ください。
連絡先を追加する（Microsoft公式）
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仕分けルールの管理画面を開く
さっそく仕分けルールを作っていきましょう。
Outlookを開き、画面左上[ファイル]を選択します。
画面下[仕分けルールと通知の管理]ボタンを押します。
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自動仕分けウィザードを始める
新しい画面がポップアップされ、仕分けルールの作成ウィザードが始まります。
画面左上[新しい仕分けルール]を押してください。
「自動仕分けウィザード」画面がポップアップされます。
①[受信メッセージにルールを適用]を選択し、
②[次へ]ボタンを押します。
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メールを振り分ける「条件」を設定する
振り分け条件を指定する画面が表示されます。
①「[差出人] が名前/パブリック グループの場合」にチェックを入れます。
②画面下半分の欄に表示された[名前/パブリック グループ]の文字をクリックします。
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差出人のメールアドレスを指定する
メールアドレスを指定する画面がポップアップします。
①連絡帳に登録されているアドレスが表示されるので、振り分けたい連絡先を選択します。
②[差出人]ボタンを押します。右側の欄に、①で選択したメールアドレスが入力されたことを確認します。
③[OK]ボタンを押します。
ポップアップが閉じ、自動仕分けウィザードの画面に戻ります。
画面下半分「ステップ 2」の欄に、指定したアドレスが正しく入力されていることを確認し、[次へ]ボタンを押します。
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メールを振り分ける「処理」を指定する
次に、メールに対する処理を指定する画面に移ります。
①[指定 フォルダーへ移動する]にチェックを入れます。
②画面下の[指定]という文字をクリックします。
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振り分け先のフォルダを作成・指定する
メールを振り分けるフォルダを「受信トレイ」の下に新しく作成し、処理を割り当てます。
振り分け先のフォルダを指定する画面がポップアップします。フォルダを新しく作りたいので、[新規作成]ボタンを押します。
新規フォルダの作成画面がポップアップします。「受信トレイ」の下層に、新しいフォルダを作成しましょう。
①作成したいフォルダ名を入力します。ここでは「山田商事 田中様」としました。
②「受信トレイ」を選択します。
③[OK]ボタンを押します。
ポップアップが閉じ、ひとつ前の画面に戻ります。
①いま作成したフォルダを選択します（ここでは「山田商事 田中様」フォルダ）。
画面上にフォルダが現れないときは「受信トレイ」左側の「>」をクリックしてみてください。
②[OK]ボタンを押すと、画面が閉じます。
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自動仕分けウィザードを進める
ウィザードの画面に戻ります。
画面下「ステップ 2」の欄に、振り分け先のフォルダ名（山田商事 田中様）が正しく表示されていることを確認し、[次へ]ボタンを押します。
次は例外条件設定の画面ですが、今回はそのまま[次へ]ボタンを押します。
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ウィザードの最終的な設定をおこなう
ウィザードの最後の画面です。
①ルールに名前を付けます。今後ルールをたくさん作ったときのことを考えて、ほかのルールと判別できるような名前がよいでしょう。ここではフォルダ名と同じ「山田商事 田中様」としました。
②[“受信トレイ” 内のメッセージに仕分けルールを適用する]にチェックを入れます。今までにtanaka@example.co.jpから届いたメールも、ルールに従いすべて仕分けられます。
③[完了]ボタンを押します。
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自動仕分けの管理画面に戻る
ウィザード が終わり、自動仕訳の管理画面に戻ります。
いま設定した仕分けルールが、新しく表示されています。
最後に画面下部[適用]→[OK]を押せば、すべての設定は完了です。
これで、メールを受信したタイミングで、田中さんからのメールが自動的に「山田商事 田中様」フォルダに振り分けられます。
ルールの内容を変更する、あるいは削除するなど一度作ったルールのメンテナンスは、上記の管理画面から操作可能です。
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まとめ
Outlookの仕分けルールを作成する方法について解説しました。
仕分けルールは「自動仕分けウィザード」を使って作成できます。また複数のルールを作ったときは、管理画面からメンテナンスが可能です。
一度設定するだけで、あとは放っておいても処理をしてくれる、便利な「自動仕分けウィザード」をぜひ活用してみてください。
また仕訳以外の便利な使い方については以下のページをご覧ください。
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参考記事
▼Outlookの仕分けルールがうまく動作しないときは、以下の記事が参考になります。
▼迷惑メールの振り分け機能については、この記事を参照ください。
