1つのOutlookを複数人で共有して安全に使う方法について解説

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この記事では1台の共有パソコンに入った1つのOutlookを、複数ユーザーで安全に共有して使う方法をご紹介します。

Outlookの「プロファイル」機能を使えば、ユーザーごとにメールやデータの振り分けが可能です。

ログインするときユーザーごとにパスワードで認証する方法や、新しいメール送受信方法であるOAuth認証を設定するための記事も合わせてご紹介します。

Outlookのプロファイルとは

Outlookのプロファイル(電子メールプロファイル)とは、電子メールの送受信・管理に必要なデータのことです。

プロファイルには、以下のようなデータが保存されています。

  • ユーザー名
  • メールサーバー名
  • プロバイダー(あるいはシステム)のアカウント情報
  • メールデータ(.pstファイル)の保存場所

ユーザーごとに1つずつプロファイルを作成すれば、Outlookの複数ユーザーでの利用が可能です。

1つのOutlookを複数ユーザーで利用するための手順

Outlook 設定

Outlookに複数のプロファイルを設定し、複数ユーザーで利用できるよう設定する手順について解説します。

大まかな手順は以下のとおりです。

  1. プロファイルの作成
  2. プロファイルにメールアカウントを設定
  3. Outlookの起動時に、プロファイルを選択できるよう設定
  4. プロファイルにひもづくメールデータ(.pstファイル)にパスワードを設定
  5. Outlookを起動し、複数人で共有できることを確認

さっそく始めていきましょう。

プロファイルの作成

まずはじめに、ユーザ別の受け口であるプロファイルを作成します。

プロファイルは、Outlookを共有利用するユーザーの数だけ必要です。以下の手順ではひとつのプロファイルにつき、ひとつのメールアカウントをひも付けていきます。

■設定手順

Outlook プロファイル 管理

①Outlookを開き、メニューから「ファイル >アカウント設定 > プロファイルの管理」を開きます。(画面左)

②「メール設定」ウィンドウが開きますので「プロファイルの表示」を押します。(画面右下、上から3番目のボタン)

次画面「メール」ウィンドウが開きます。

Outlook プロファイル 作成

①「追加」ボタンを押します。

②「新しいプロファイルの作成」画面がポップアップしますので、プロファイルの名前を入力します

この画面ではプロファイル名を仮に「Outlook2」としましたが、実際にはプロファイルを使うユーザーの名前がわかるようなプロファイル名を付けておくと便利です。

例)名前(佐藤太郎、佐藤、Sato)、社員番号(11100)など

Outlookへのログイン時に、ここで設定したプロファイル名が表示されるため、ユーザーを判別するのに役立ちます。

③プロファイル名を入力したら「OK」ボタンを押します。

プロファイルにメールアカウントを設定

次画面で「アカウントの追加」ウィザードが展開されます。

Outlook アカウントの追加 ウィザード

これからプロファイルにメールアドレスを設定しますが、メールの送受信方法により設定方法が違います。

  1. POP・IMAPを使う場合
  2. OAuthを使う場合

※上記2種類のどちらをお使いかわからない場合は、利用しているプロバイダーのヘルプを見たり、詳しい方(システム管理者の方など)に問い合わせたりして調べてみてください。

1.POP・IMAPを利用する場合

開いた「アカウントの追加」ウィザードに、メールアドレスやパスワードを入力し、メールアカウントを設定します。

必要な場合には、メールサーバー名やポート番号も設定します。

プロバイダーをお使いの場合には、ヘルプにOutlookでの設定方法が説明されていることがあります。参照して設定してみてください。

ウイザードを先に進めてメールアドレスの設定が終わると、同時にプロファイルが作成されます。

2.OAuthを利用する場合(Outlook2019/365)

OAuth対応のメールアドレスを使う場合には、内容が空のプロファイルを作成し、後の手順でメールアカウントをプロファイルに追加します。

「アカウントの追加」ウィザードが、OAuth認証に対応していないためです。

ウィザード画面の右下「キャンセル」ボタンを押し、ウィザードを閉じます。

以下のような画面がポップアップしますので「OK」ボタンを押してください。メールアカウントが設定されていない、空のプロファイルが作成されます。

Outlook プロファイル 作成

※「OK」を押さず「キャンセル」ボタンを押してしまうと、先ほど名付けたプロファイルは作成されません。もう一度プロファイルの作成操作をおこなってください。

以降の手順については、下記の記事を参照ください。

POP・IMAPはもう使えない!法人向けメールシステムのOAuth対応について
Google WorkspaceやMicrosoft Exchange Onlineで採用されている「OAuth認証」のしくみについて、図解入りで解説します。OutlookとGmailを使い、OAuth認証のアカウントを利用する手順も紹介します。

OAuth対応のメールアドレスにGmailを使い、メールアカウントの設定方法を解説しています。

Outlookの起動時に、プロファイル選択画面を表示させる設定

プロファイルの一覧に戻ります。

Outlookを閉じてしまった場合は、以下の手順でプロファイルの一覧に戻ります。

  1. 「ファイル > アカウント設定 > プロファイルの管理」を開きます。
  2. 「メール設定」ウィンドウが開くので、「プロファイルの表示」を押します。

プロファイルの一覧から「使用するプロファイルを選択する」を選択します(画面左側中段)。

Outlook プロファイル 選択

この設定をおこなうと次回のOutlook起動時に、プロファイル選択画面が表示されるようになります(画面右側)。

プロファイルにパスワードを設定する

設定したプロファイルに、パスワードをかけていきます

正しくはプロファイルにパスワードをかけるのではなく、プロファイル内のデータファイル(.pstファイル)にパスワードをかけます。

Outlook プロファイル データファイル

①プロファイルの一覧画面(上記画像の左側)から、パスワードを設定したいプロファイルを選択し「プロパティ」ボタンを押します。

②「メール設定」ウィンドウで「データファイル」ボタンを押します(上記画像の右側)。

③「アカウント設定」ウインドウが表示されます。

これ以降のパスワード設定手順は、以下の記事を参考になさってください。

Outlook起動時にパスワード入力画面を表示させ、メールを見られないようにする設定方法
Outlookを起動したときに、パスワード入力画面が表示されるようになる設定の手順を、図解入りで解説しています。Outlookでは通常、起動時に新着メールがすぐ開くため、セキュリティ上の心配があるのです。設定は10分もあれば終わります。

設定方法は、以下2つに分かれます。

■データファイルの末尾が「.pst」となっている場合

Outlook pstファイル

.pstファイルには、そのままパスワードを設定可能です。リンク先記事の「3..pstファイルを開き、パスワードを設定する」の手順から設定をおこなってください。

■データファイルの末尾が「.ost」となっている場合

Outlook ost

Outlook2013以降で採用されている.ostファイルには、パスワードを設定することができません。

少し込み入った手順になりますが、上記記事を最初から参照し、.ostファイルとは別に.pstファイルを作成し、パスワードを設定してください。

Outlookを起動し、複数ユーザーで利用できることを確認する

以上で、設定は終わりです。

Outlookを閉じて再度起動します。

Outlook 複数人 使用 確認

  • 複数のプロファイルが選べるようになります(画面左側)
  • プロファイルを選択すると、パスワードを要求されます(画面右側)

ユーザー(プロファイル)ごとにパスワードを入力し、ログインできることを確認してください。

まとめ

一つの共有端末に複数のメール利用者を追加したい場合には、「プロファイル」を作成し、個別にパスワードを設けるように設定が可能です。

Outlookの起動時にプロファイルを選択できるため、ユーザー間でセキュリティが確保でき、プライバシーが保たれます。

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