この記事では1台の共有パソコンに入った1つのOutlookを、複数ユーザーで安全に共有して使う方法をご紹介します。
Outlookの「プロファイル」機能を使えば、ユーザーごとにメールやデータの振り分けが可能です。
ログインするときユーザーごとにパスワードで認証する方法や、新しいメール送受信方法であるOAuth認証を設定するための記事も合わせてご紹介します。
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Outlookのプロファイルとは
Outlookのプロファイル（電子メールプロファイル）とは、電子メールの送受信・管理に必要なデータのことです。
プロファイルには、以下のようなデータが保存されています。
- ユーザー名
- メールサーバー名
- プロバイダー（あるいはシステム）のアカウント情報
- メールデータ（.pstファイル）の保存場所
ユーザーごとに1つずつプロファイルを作成すれば、Outlookの複数ユーザーでの利用が可能です。
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1つのOutlookを複数ユーザーで利用するための手順
Outlookに複数のプロファイルを設定し、複数ユーザーで利用できるよう設定する手順について解説します。
大まかな手順は以下のとおりです。
- プロファイルの作成
- プロファイルにメールアカウントを設定
- Outlookの起動時に、プロファイルを選択できるよう設定
- プロファイルにひもづくメールデータ（.pstファイル）にパスワードを設定
- Outlookを起動し、複数人で共有できることを確認
さっそく始めていきましょう。
プロファイルの作成
まずはじめに、ユーザ別の受け口であるプロファイルを作成します。
プロファイルは、Outlookを共有利用するユーザーの数だけ必要です。以下の手順ではひとつのプロファイルにつき、ひとつのメールアカウントをひも付けていきます。
■設定手順
②「メール設定」ウィンドウが開きますので「プロファイルの表示」を押します。（画面右下、上から3番目のボタン）
次画面「メール」ウィンドウが開きます。
①「追加」ボタンを押します。
②「新しいプロファイルの作成」画面がポップアップしますので、プロファイルの名前を入力します。
この画面ではプロファイル名を仮に「Outlook2」としましたが、実際にはプロファイルを使うユーザーの名前がわかるようなプロファイル名を付けておくと便利です。
例）名前（佐藤太郎、佐藤、Sato）、社員番号（11100）など
Outlookへのログイン時に、ここで設定したプロファイル名が表示されるため、ユーザーを判別するのに役立ちます。
③プロファイル名を入力したら「OK」ボタンを押します。
プロファイルにメールアカウントを設定
次画面で「アカウントの追加」ウィザードが展開されます。
これからプロファイルにメールアドレスを設定しますが、メールの送受信方法により設定方法が違います。
- POP・IMAPを使う場合
- OAuthを使う場合
※上記2種類のどちらをお使いかわからない場合は、利用しているプロバイダーのヘルプを見たり、詳しい方（システム管理者の方など）に問い合わせたりして調べてみてください。
1．POP・IMAPを利用する場合
開いた「アカウントの追加」ウィザードに、メールアドレスやパスワードを入力し、メールアカウントを設定します。
必要な場合には、メールサーバー名やポート番号も設定します。
プロバイダーをお使いの場合には、ヘルプにOutlookでの設定方法が説明されていることがあります。参照して設定してみてください。
ウイザードを先に進めてメールアドレスの設定が終わると、同時にプロファイルが作成されます。
2．OAuthを利用する場合（Outlook2019/365）
OAuth対応のメールアドレスを使う場合には、内容が空のプロファイルを作成し、後の手順でメールアカウントをプロファイルに追加します。
「アカウントの追加」ウィザードが、OAuth認証に対応していないためです。
ウィザード画面の右下「キャンセル」ボタンを押し、ウィザードを閉じます。
以下のような画面がポップアップしますので「OK」ボタンを押してください。メールアカウントが設定されていない、空のプロファイルが作成されます。
※「OK」を押さず「キャンセル」ボタンを押してしまうと、先ほど名付けたプロファイルは作成されません。もう一度プロファイルの作成操作をおこなってください。
以降の手順については、下記の記事を参照ください。
OAuth対応のメールアドレスにGmailを使い、メールアカウントの設定方法を解説しています。
Outlookの起動時に、プロファイル選択画面を表示させる設定
プロファイルの一覧に戻ります。
Outlookを閉じてしまった場合は、以下の手順でプロファイルの一覧に戻ります。
- 「ファイル > アカウント設定 > プロファイルの管理」を開きます。
- 「メール設定」ウィンドウが開くので、「プロファイルの表示」を押します。
プロファイルの一覧から「使用するプロファイルを選択する」を選択します（画面左側中段）。
この設定をおこなうと次回のOutlook起動時に、プロファイル選択画面が表示されるようになります（画面右側）。
プロファイルにパスワードを設定する
設定したプロファイルに、パスワードをかけていきます。
正しくはプロファイルにパスワードをかけるのではなく、プロファイル内のデータファイル（.pstファイル）にパスワードをかけます。
①プロファイルの一覧画面（上記画像の左側）から、パスワードを設定したいプロファイルを選択し「プロパティ」ボタンを押します。
②「メール設定」ウィンドウで「データファイル」ボタンを押します（上記画像の右側）。
③「アカウント設定」ウインドウが表示されます。
これ以降のパスワード設定手順は、以下の記事を参考になさってください。
設定方法は、以下2つに分かれます。
■データファイルの末尾が「.pst」となっている場合
.pstファイルには、そのままパスワードを設定可能です。リンク先記事の「3．.pstファイルを開き、パスワードを設定する」の手順から設定をおこなってください。
■データファイルの末尾が「.ost」となっている場合
Outlook2013以降で採用されている.ostファイルには、パスワードを設定することができません。
少し込み入った手順になりますが、上記記事を最初から参照し、.ostファイルとは別に.pstファイルを作成し、パスワードを設定してください。
Outlookを起動し、複数ユーザーで利用できることを確認する
以上で、設定は終わりです。
Outlookを閉じて再度起動します。
- 複数のプロファイルが選べるようになります（画面左側）
- プロファイルを選択すると、パスワードを要求されます（画面右側）
ユーザー（プロファイル）ごとにパスワードを入力し、ログインできることを確認してください。
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まとめ
一つの共有端末に複数のメール利用者を追加したい場合には、「プロファイル」を作成し、個別にパスワードを設けるように設定が可能です。
Outlookの起動時にプロファイルを選択できるため、ユーザー間でセキュリティが確保でき、プライバシーが保たれます。
Outlookの様々な設定に関する記事
Outlookの様々な設定については、下記の記事をご参考ください。
Outlookトラブルシューティングについては以下のページをご参考ください。
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