Outlookを起動すると、すぐに新着のメールが表示されるため、周囲の人に内容が見えるおそれがあります。とくに朝礼前や出張先など人の多い環境では、セキュリティを保ちづらくなりますね。
こんな時は裏ワザを使って、起動時に毎回パスワード入力画面を出し、いきなりOutlookを開かないよう設定してみましょう。
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Outlookの起動時にパスワードを求めるようにする方法
Outlook本体の認証は自動的に行われ、通常は表示されません。このため、起動時にパスワードを求めるようにするには、ちょっとした奥の手が必要です。
Outlook本体ではなく、Outlookのデータファイルである.pstファイルにパスワードをかけ、起動時に開くようにするのです。
具体的な手順は、以下のようになります。
- OutlookでOutlookデータファイル（.pstファイル）を新規作成する
- .pstファイルにパスワードを設定する
- Outlookの起動時に、パスワードのかかった.pstファイルが開くよう設定を変更する
- Outlookが起動すると、.pstファイルのパスワードを求められるようになる
.pstファイルとは
ふだん使っている受信トレイとは別に、Outlookに届いたメッセージや予定表、連絡先やタスクのデータをバックアップしておけるデータファイルです。ファイル名の拡張子が「.pst」となります。
さっそく手順を見ていきましょう。10分もあれば設定できます。
この記事ではMicrosoft365（Outlook365）の画面を使い説明します。バージョンが2019/2016/2013でも手順は変わりません。
1．.pstファイルを作成
最初に、pstファイルを作っていきましょう。
Outlookを開き[ホーム]→[その他のアイテム]→[Outlookデータファイル]を選択します。
①ファイルの場所を、コンピューター上のわかりやすい場所に指定します。
②ファイル名を指定します。ここでは「maildata.pst」としました。
③設定できたら[OK]ボタンを押します。
これで.pstファイルができました。ファイル名（ここではmaildata.pst）は次の設定で使うので、覚えておいてください。
また、.pstファイルの置き場所も忘れないようにしましょう。とくに.pstファイル内にメールなどデータをバックアップしていた際には、コンピューターの交換時に必要になります。
場所を忘れた場合、ファイルを探すのが意外と大変なため、最初からわかりやすい場所に作っておくのがベターです。
2．.pstファイルの一覧を表示する
いま作成した.pstファイルを開くために、pstファイルの一覧を表示させます。
画面左上[ファイル]を選択します。
[アカウント設定]ボタン→[アカウント設定]を選択します。
[データファイル]タブを選択します。
3．.pstファイルを開き、パスワードを設定する
以下の手順で、メールのデータファイル（.pstファイル）にパスワードを設定します。
データファイルの一覧から設定していきます。
②[設定]を押します。
次の画面で[パスワードの変更]を押します。
パスワードを設定します。
- 「使用中のパスワード」は空欄です（今回、新規に.pstファイルを作成したため）。
- 「新しいパスワード」に、Outlook起動時に入力したいパスワードを設定します。
- 「パスワードの確認」に、2.と同じパスワードを入力します。
- すべて入力できたら「OK」ボタンを押します。
※「パスワードをパスワード一覧に保存」のチェックは入れないでください。パスワードを設定しても、Outlookの起動時にパスワードを聞かれないようになるためです。
以上で、.pstファイルにパスワードを設定できました。
※「1つのOutlookに複数のアカウントを作成」作業をされている方は、下記の記事に戻り手順を進めてください。
4．起動時に.pstファイルが開くよう設定する
引き続き「アカウント設定」画面から設定をすすめていきましょう。
パスワードを設定した.pstファイルが、起動時に開くよう設定します。
①先ほどパスワードを設定した.pstファイルを選択します。
②[既定に設定]を選択します。
下記の画面がポップアップしますので「はい」ボタンを押します。
①.pstファイル（この例ではmaildata）の前に黒いチェックマークが付いているのを確認します。
②[閉じる]ボタンを押します。
これで全ての設定が終わりました。
Outlookを再起動し、パスワードを求められるか確かめる
それでは、Outlookを一度終了し、再起動してみましょう。
下記のように、パスワードを求められる画面が表示されます。.pstファイルにかけたパスワードを入力し、[OK]を押せばパスワードロックが解除され、Outlookが開きます。
Outlookを開くと、ふだん使っているメールアドレスが、.pstファイルのデータの下に表示されています。メールアドレスをドラッグして上に移動すれば、元通りのレイアウトになります。
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まとめ
Outlookの起動時にパスワード入力の画面を出して、メールを表示させないよう設定する方法について解説しました。
データファイルにパスワードをかけて起動時に開くようにすれば、周囲にメールを見られることはありません。
1台の共有端末上で、Outlookを複数人数で使いたい場合にもパスワードをかけられます。このときは「ユーザープロファイル」の設定が必要になるため、以下の記事を参考にされてください。
