Outlook起動時にパスワード入力画面を表示させ、メールを見られないようにする設定方法

アイキャッチ

Outlookを起動すると、すぐに新着のメールが表示されるため、周囲の人に内容が見えるおそれがあります。とくに朝礼前や出張先など人の多い環境では、セキュリティを保ちづらくなりますね。

こんな時は裏ワザを使って、起動時に毎回パスワード入力画面を出し、いきなりOutlookを開かないよう設定してみましょう。

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Outlookの起動時にパスワードを求めるようにする方法

Outlook本体の認証は自動的に行われ、通常は表示されません。このため、起動時にパスワードを求めるようにするには、ちょっとした奥の手が必要です。

Outlook本体ではなく、Outlookのデータファイルである.pstファイルにパスワードをかけ、起動時に開くようにするのです。

具体的な手順は、以下のようになります。

  1. OutlookでOutlookデータファイル.pstファイル)を新規作成する
  2. .pstファイルにパスワードを設定する
  3. Outlookの起動時に、パスワードのかかった.pstファイルが開くよう設定を変更する
  4. Outlookが起動すると、.pstファイルのパスワードを求められるようになる

.pstファイルとは

ふだん使っている受信トレイとは別に、Outlookに届いたメッセージや予定表、連絡先やタスクのデータをバックアップしておけるデータファイルです。ファイル名の拡張子が「.pst」となります。

さっそく手順を見ていきましょう。10分もあれば設定できます

この記事ではMicrosoft365(Outlook365)の画面を使い説明します。バージョンが2019/2016/2013でも手順は変わりません。

1..pstファイルを作成

最初に、pstファイルを作っていきましょう。

Outlookを開き[ホーム]→[その他のアイテム]→[Outlookデータファイル]を選択します。

Outlook データファイル 作成

.pstファイルを作成していきます。
Outlook データファイル 保存

①ファイルの場所を、コンピューター上のわかりやすい場所に指定します。

②ファイル名を指定します。ここでは「maildata.pst」としました。

③設定できたら[OK]ボタンを押します。

これで.pstファイルができました。ファイル名(ここではmaildata.pst)は次の設定で使うので、覚えておいてください。

また、.pstファイルの置き場所も忘れないようにしましょう。とくに.pstファイル内にメールなどデータをバックアップしていた際には、コンピューターの交換時に必要になります。

場所を忘れた場合、ファイルを探すのが意外と大変なため、最初からわかりやすい場所に作っておくのがベターです。

2..pstファイルの一覧を表示する

いま作成した.pstファイルを開くために、pstファイルの一覧を表示させます。

画面左上[ファイル]を選択します。

Outlook メニュー ファイル

[アカウント設定]ボタン→[アカウント設定]を選択します。

Outlook アカウント設定

[データファイル]タブを選択します。

Outlook データファイル 一覧

[データファイル]タブを選択すると、このアカウントで使えるデータファイルが表示されます。

 

3..pstファイルを開き、パスワードを設定する

以下の手順で、メールのデータファイル(.pstファイル)にパスワードを設定します。

データファイルの一覧から設定していきます。

Outlook データファイル 選択

①パスワードを設定したい.pstファイル(この例では「maildata」)を選択します。

②[設定]を押します。

次の画面で[パスワードの変更]を押します。

Outlook データファイル パスワード

パスワードを設定します。

Outlook データファイル パスワード 変更

  1. 使用中のパスワード」は空欄です(今回、新規に.pstファイルを作成したため)。
  2. 新しいパスワード」に、Outlook起動時に入力したいパスワードを設定します。
  3. パスワードの確認」に、2.と同じパスワードを入力します。
  4. すべて入力できたら「OK」ボタンを押します。

「パスワードをパスワード一覧に保存」のチェックは入れないでください。パスワードを設定しても、Outlookの起動時にパスワードを聞かれないようになるためです。

以上で、.pstファイルにパスワードを設定できました。

※「1つのOutlookに複数のアカウントを作成」作業をされている方は、下記の記事に戻り手順を進めてください。

1つのOutlookを複数人で共有して安全に使う方法について解説
「プロファイル」機能を使えば、Outlookを複数のユーザーで共有して利用できます。この記事ではOutlookに複数ユーザーを作成し、起動時にユーザーを選択可能にする方法について解説します。各ユーザーにパスワードを設定する方法についても、関連記事をご紹介します。

4.起動時に.pstファイルが開くよう設定する

引き続き「アカウント設定」画面から設定をすすめていきましょう。

パスワードを設定した.pstファイルが、起動時に開くよう設定します。

Outlook データファイル 既定に設定

①先ほどパスワードを設定した.pstファイルを選択します。

②[既定に設定]を選択します。

下記の画面がポップアップしますので「はい」ボタンを押します。

Outlook 既定 データ 変更

ふたたびデータファイルの一覧画面が表示されます。
Outlook 既定のファイル 変更

①.pstファイル(この例ではmaildata)の前に黒いチェックマークが付いているのを確認します。

②[閉じる]ボタンを押します。

これで全ての設定が終わりました。

Outlookを再起動し、パスワードを求められるか確かめる

それでは、Outlookを一度終了し、再起動してみましょう。

下記のように、パスワードを求められる画面が表示されます。.pstファイルにかけたパスワードを入力し、[OK]を押せばパスワードロックが解除され、Outlookが開きます。

Outlook データファイル パスワード 変更

Outlookを開くと、ふだん使っているメールアドレスが、.pstファイルのデータの下に表示されています。メールアドレスをドラッグして上に移動すれば、元通りのレイアウトになります。

Outlook データファイル 移動

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まとめ

Outlookの起動時にパスワード入力の画面を出して、メールを表示させないよう設定する方法について解説しました。

データファイルにパスワードをかけて起動時に開くようにすれば、周囲にメールを見られることはありません。

1台の共有端末上で、Outlookを複数人数で使いたい場合にもパスワードをかけられます。このときは「ユーザープロファイル」の設定が必要になるため、以下の記事を参考にされてください。

1つのOutlookを複数人で共有して安全に使う方法について解説
「プロファイル」機能を使えば、Outlookを複数のユーザーで共有して利用できます。この記事ではOutlookに複数ユーザーを作成し、起動時にユーザーを選択可能にする方法について解説します。各ユーザーにパスワードを設定する方法についても、関連記事をご紹介します。

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