【解説!!】社内メールをクラウド化すると本当に便利になる?メリットとデメリット

社内メールをクラウド化すると本当に便利になる?メリットとデメリット

「会社のメールを自宅のパソコンや自分のgmailに転送しているという方いませんか?」

さらに、

「会社のPCと、持ち運び用のノートPCと、自宅のPCで送信メールが分散するからって、わざわざ会社のアドレスをCCに入れてメールを送信している方いませんか?」

このような煩わしさから開放されるには社内メールをクラウド化するしかありません。

そこで、今回は「Google Apps for Work(現在はG Suite)」などのクラウドシステムを使うとどのようなことが実現するのか、簡単にご説明します。

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社内メールのクラウド化で実現できる事はコレだ!!

・会社のメールがgmailで使えるようになる
・外出先(スマホ)からでもメールが使える(どこでもメールが使える)
・メーラーを分けなくてもgmailに一本化できる
・自宅のPCやモバイル用ノートパソコンなどに送信メールが分散しなくなる
・PCを買い替えるたびにデータ移行をする必要がない
・メールデータはGoogleのサーバにてしっかり保管
・各ユーザー(社員)の情報を一元管理できる
・退職した人のメールも管理できる
・スパムメール・迷惑メール対策機能が常に最新バージョン
・メール容量は25Gと大容量

「外出する人が多い会社、社員の入れ替わりが激しい会社には大きなメリットがあります」

Google Apps for Work(現在はG Suite)を導入した場合

Gmailで会社のメールが利用可能。どこでもメールが使えるように

会社のPCからしか送受信できなかったメールが、Gmailに移行することで、ネットに繋がっている端末さえあれば、どこからでもメールを使えるようになります。もちろんスマートフォンからの操作も可能です。

複数のメールアドレスを使い分ける必要がなくなる

自宅や外出先でもメールが見たい場合、現在の環境だと、一旦別のアドレスに転送してそちらのメールアドレスで確認し、作業をしなければなりません。いちいち転送するのも面倒ですが、送信メールなどが、各メールアドレスごとに分散してしまいます。クラウド化すれば、これらの問題が起こることはありません。

メールデータの保管・管理が簡単になる

現在は、基本的にメールデータは各自パソコンの中に保存されていますが、移行後はGoogleのサーバに保存されるようになります。セキュリティ面はもちろん、データを消失する心配はほぼ無くなります。また、パソコンを買い替えるたびに「メールデータの移行」をする作業から開放されます。さらに、容量は25Gと大容量です。

ユーザーの管理ができる

管理者はメールアカウントごとにユーザーを管理することが可能になります。退職した人のメールを管理することもできます。社員の入れ替わりが激しい会社にとっては、それぞれのユーザーをしっかり管理できるので大きなメリットがあります。

常に最新のメール機能が使える

Gmailは常に最新のメール機能が搭載されます。メールのセキュリティ強化はもちろん、スパムメールや迷惑メール対策も最新の技術が適用されるため、今後は、自分たちでメールソフトをアップデートする必要がありません。

デメリットもある?

良い事ばかりのクラウド化ですが、私が個人的にデメリットなのではないかなと思う事もご紹介しておきます。

・既存のメールデータを移行するに時間と手間がかかる
・基本的に支払いがクレジット払い
・中国で利用できない(Office365は利用可能)

まとめ

いかがでしたでしょうか?

法人様のクラウドシステム導入となると、やはりセキュリティ面で心配だという方も当然いらっしゃると思いますが、提供会社もそのことについては十分理解しているので対策はいくらでもあり、それほど心配する必要はありません。

総合的に判断して、メリットがデメリットより大きく上回っているのではないでしょうか。
ご興味があれば是非ご相談くださいませ。クラウドシステムのスムーズな導入のお手伝いをさせていただきます。

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