情報システム部のあるあるを業務別に紹介！アウトソーシングで解決

情報システム部は仕事量が多いゆえに、多くの悩みを抱えています。普段から多くの問題が多発し、解決に奮闘する担当者も多いでしょう。

しかし、情報システム部の業務で発生する問題は、どの企業にも共通するものが多いため、事前に内容を知っておけば柔軟に対応することが可能です。そこで今回は、情報システム部のあるあるを業務別に紹介するとともに、問題を解決する方法について解説します。

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情報システム部の主な3つの役割

情報システム部の仕事は多岐にわたるため、担当者一人一人の業務負担が大きい点が特徴です。企業のIT活用を推進する役割があるので、技術力だけでなくマネジメント力も必要です。IT技術はどの業種・業界にも不可欠な存在であるため、情報システム部に求められる役割は今後さらに増していくでしょう。

ここでは、情報システム部が担う主な3つの役割について紹介します。

1.IT戦略・システムの企画立案

企業の事業戦略に基づいて、情報システム部はIT戦略やシステムの企画立案を行います。業務を円滑に進めるためにどのようなシステムが必要なのかを検討して、導入までの計画を取りまとめます。

IT戦略・システムの企画立案は、情報システム部のコア業務と呼ばれる重要な仕事です。しかし、情報システム部の担当者が少ない企業では、システム運用やトラブル対応などのノンコア業務に追われてしまい、コア業務に専念できないケースも散見されます。

2.社内インフラの構築・管理

情報システム部の担当者は自社サーバーやネットワークなどの構築から運用、維持管理まで担当します。社員がすぐにパソコンを使用できるように、ネットワーク設定やソフトウェアをインストールする作業も情報システム部の役割です。大企業になるとパソコンの数も多いため、作業の負担も増大します。

ほかにも、セキュリティ対策やデータ保全を行い、万が一の事態に備える対策を行います。

3.社内のヘルプデスク

情報システム部の担当者は社員からの問い合わせ対応や、トラブルが起きたときのサポート対応も行います。システムの操作方法に関する質問だけでなく、パソコンの操作方法やプリンターの設定といった初歩的な質問も多いため、情報システム部に大きな負担がかかる業務です。

突発的に発生する業務なので、通常業務に支障が出ることもあります。そのため、近年はFAQシステムやチャットボットなどを導入して、社内ヘルプデスクの業務負担を軽減している企業も多いです。

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情報システム部の【システム開発のあるある】2つ

システム開発は情報システム部にとって最も重要といえる業務です。企業や事業を発展させるために欠かせない業務ですが、重要な役割だけに担当者の悩みはつきません。予算の悩みだけでなく、システム開発自体の悩みもあるため、課題を解決するのは難しいところです。

ここでは、システム開発あるあるの悩みを2つ紹介します。

1.開発予算が確保できない

システム開発を進めるためには、予算の確保が必要です。しかし、経営陣から新たなシステム開発への理解が得られず、十分な予算を確保できないケースもあるでしょう。そのため、システム開発を進めたくても進められない状況に陥いる場合もあります。企業によって情報システム部にかける予算は異なるため、本来の業務ができないこともあるのです。

2.開発の無限ループに陥る

IT技術は常に進化しているため、自社システムを最先端の技術に追い付かせるべく、情報システム部は開発の無限ループに陥ります。新たなシステム開発が次々に発生するため、残業時間が36協定の限界値ギリギリになることも珍しくありません。開発投資予算が潤沢にあったとしても、情報システム部のワークライフバランスがとれない点は悩ましいところでしょう。

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情報システム部の【システム障害あるある】4つ

システム障害が発生したときに迅速に対応するのも情報システム部の役割です。トラブルの種類はさまざまなので、情報システム部には臨機応変な対応が求められます。中には手間のかかるトラブルの対応に追われて、本来の業務に専念できず、休みの日にわざわざ出社することもあるでしょう。

ここでは、システム障害あるあるの悩みを4つ紹介します。

1.アップデートする際にトラブルが多発する

ソフトウェアやOSのアップデートが頻繁に発生するため、情報システム部の担当者はその都度トラブルの発生に悩まされます。例えば、Windowsのアップデートを終えた後に「共有フォルダにつながらない」「ネットにつながらない」といったトラブルが起きやすいのは、情報システム部あるあるのひとつだといえるでしょう。複数台のパソコンでトラブルが起きる可能性が高いため、情報システム部にとっては大きな負担となります。

障害の原因を調査しなければならないため、すべてのパソコンが復旧するまでには多くの時間を要します。情報システム部の業務負担が増大するだけでなく、社内全体の生産性が落ちることも大きな問題です。

2.何もしてないのにトラブルが発生する

情報システム部には「何もしていないのにトラブルが起きた」という問い合わせや相談がよく寄せられます。トラブルの原因や状況の確認をしようとしても「何もしてないのですが…」と返答されてしまい、問題解決まで時間を要します。

すべての社員が情報システム部の担当者のように高いITリテラシーを持っているわけではありません。そのため、状況が理解できず、他者へうまく説明できないケースがよくあります。少しでも情報を得られれば問題解決に役立つのですが、情報が得られないまま時間が経過してしまうというケースは多いです。

3.時間が経つとトラブルが解決する

トラブルの中には、時間が解決してくれるものもあります。他の業務に追われて問い合わせの対応を待つ間に、トラブルが直ったり自然復旧したりするケースは珍しくありません。また、社員からの問い合わせを受けて確認しに行くと、すでに状況が解消されているケースも多いです。

このようなトラブルの原因として考えられるのは、一時的なネット速度の低下などです。トラブルが解消するのは好ましいことですが、情報システム部にとっては時間のロスにつながるため悩ましい問題といえるでしょう。

4.再起動するだけですぐ直る

パソコン関連のトラブルの多くは再起動ですぐに直ります。問い合わせがあったときに再起動を促すと、すぐに状況を改善できる場合が多いです。

トラブルを即解決できるのは良いことですが、問い合わせをする前に社員が再起動を試していれば、情報システム部が対応する手間を省けます。このような面倒な手間に悩まされるのも、システム障害のあるあるのひとつです。

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情報システム部の【サポート業務あるある】4つ

情報システム部は、サポート対応の役割も担います。日々寄せられるさまざまな質問・問い合わせに対応して問題を解決し、社員がスムーズに業務を行えるようにサポートします。

問い合わせはいつ発生するかわからないため、情報システム部にとって最も負担が大きい業務です。本来なら情報システム部が対応しなくてもよい質問までされてしまい、対応せざるをえない場合もあるでしょう。

ここでは、サポート業務のあるあるの悩みについて紹介していきます。

1.ユーザー名・パスワードの問合せが多い

サポート業務の中で最も多いのは、ユーザー名やパスワードの問い合わせです。普段は自動でログインしているため、ログインに必要な情報がわからないといった問い合わせが多いです。

情報システム部が管理している情報なら対応できますが、社員が自身でインストールしたツールやソフトのユーザー名・パスワードを質問されても、情報システム部が回答はできません。

しかしサポート業務では、情報システム部の担当者がIT関連のあらゆる問い合わせに対応する必要があります。登録しているメールアドレスの確認やパスワードの変更作業など、本来なら社員一人で対応できる問題にも付き合わなければなりません。このような業務に追われてしまい、本来の仕事に注力できないといった悩みを抱えています。

2.パソコン操作の問合せが多い

情報システム部にはパソコン操作全般の問い合わせが寄せられます。社員によって ITリテラシーのレベルは異なるため、初歩的な操作を質問されることもあります。

普段ネット検索を利用する人なら、自分で操作方法を検索して対応できる場合が多いです。しかし、ITに疎い高齢の社員などもいるため、情報システム部は社員のレベルに合わせて適切にサポートしなければなりません。

3.パソコン全般に詳しいと誤解される

情報システム部は、プログラミングからネットワークまで幅広く対応できると誤解されがちです。IT関係に疎い人には、パソコン操作もサーバー接続もすべて同じ問題だと認識されてしまうため、日々さまざまな問い合わせや相談をされます。中小企業ほど、この傾向は強いです。

実際は、担当者によって知識の範囲や得意分野はそれぞれ異なります。にも関わらず、誤解によって本来の業務に関係ない質問までされてしまうのは辛いところです。

4.何でも屋さんだと思われる

規模が小さい企業ほど、情報システム部はなんでもできると誤解されがちです。社内の何でも屋・便利屋と思われてしまい、個人のスマホ端末の設定や自宅のネットワーク環境の改善などの作業を頼まれることもあります。

周りからの尊敬のまなざしを受け、頼られることは嬉しいことかもしれません。しかし、本来の業務とは直接関係のない作業の対応に追われて、情報システム部の負担が増えるのは悩ましい状況です。何もせずに放っておくとオーバーワークにもつながるため、早急に対処が必要です。

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情報システム部のあるあるを解決する方法

システム開発やサポート業務などのあるあるの悩みを解決するためには、社内だけでなく外部のサポートが不可欠です。情報システム部の人員やコストが限られている企業であれば、外部のサポートを積極的に活用しましょう。

ここでは、情報システム部のあるある悩みや課題を解決する方法を紹介するので、困ったときの参考にしてみてください。

経営者の理解を得る

情報システム部は専門性が高いため、経営陣の理解を得られていないケースも多いです。多くの問題を解決するには、日頃から経営トップとコミュニケーションをしっかり取ることが大切です。毎週少しの時間でもよいので、適切な頻度でコミュニケーションを続けていきましょう。

常に経営者のいいなりになる受け身の姿勢でいては、いつまで経っても問題を解決できません。情報システム部が抱える悩みや問題を経営者に正しく把握してもらうために、こちらから積極的に提案する試みが必要です。

アウトソーシングサービスを利用する

情報システム部の本来の仕事は、企業のIT戦略を立案して必要なシステムを開発することです。しかし、社員からの問い合わせ対応やサポート業務などに多くの時間を取られてしまい、本来の業務に専念できないケースも珍しくありません。

このような状況を打破するために、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。情報システム部の業務を外部に委託すれば、担当者の負担が大幅に減り、本来の業務に専念できる環境が整います。IT人材の確保や社内の人材育成には多くの時間とコストが必要ですが、アウトソーシングであれば情報システム部の生産性を早期に向上させられるでしょう。

ただし、業者によって業務の対応範囲や料金体系は異なるため、自社に適した内容なのか吟味して、慎重に検討しましょう。

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情報システム部のあるある問題はアウトソーシングサービスで解決！

情報システム部の仕事はシステム開発からサポート業務まで多岐にわたるため、多くの悩みや課題を抱えています。すぐに解消できるトラブルや問い合わせの対応に日々追われてしまい、本来の業務に専念できないケースも多いです。悩みがつきないために、仕事に対するモチベーションが下がってしまうこともあるでしょう。

情報システム部のあるある問題を解決できずにいるなら、アウトソーシングの利用を検討してみましょう。日常の問い合わせ対応など、時間がかかりやすい業務を外部に委託すれば、情報システム部が本来の仕事に専念できるようになります。その結果、業務が効率化されて、組織全体の生産性向上につなげられます。

人材不足に悩む企業にとっても、アウトソーシングは問題を解決できる有効手段です。今後はIT技術の発展とともに情報システム部の役割もさらに増大していくことが予想されます。そのような時代の変化に対応するためにも、情報システム部の業務をアウトソーシングすることを検討してみましょう。

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