2022年から2年間の導入期間を経て、2024年1月より改正電子帳簿保存法の本格運用が開始される予定です。一部運用については従来の「紙」での保存は税法上の取扱いとならない場合が発生します。ただし、紙でなければならないケースは、2022年改正では、あくまで限定的で、本改正の狙いは電子化のハードルを下げることで電子保存やペーパーレスを促進することにあります。
また、電子帳簿保存法が直接関わるのは請求書や経理関係といった税法上の資料であり、通常の業務データは対象ではありません。しかし電子帳簿法の要件を満たす仕組みがあると、従来紙でなければ管理できなかった運用の改善や、電子化による不安である改ざん・漏洩・誤削除などのリスクにも対応できるようになります。
今回は、改正電子帳簿法に対応した具体的な各種サービスや製品の一例をご紹介します。
2022年改正電子帳簿保存法の概要と、担当者の取るべきアクションについて詳細は別ページにまとめましたので下記リンクもご参照ください。
・記載の記事は2023年2月時点の情報となります。必ず国税庁（所管省庁）や経済産業省・財務省、各地方自治体で公表されている最新情報をご確認ください。
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改正電子帳簿保存法に対応した経理系クラウドサービス
改正電子帳簿保存法と親和性が高いのは、各種経理業務のクラウドサービスです。
企業として活動した段階で法人税など税金が関係するため、事業規模の大小にかかわらず経理業務が必要です。事業形態が様々であっても、経理業務は多くの場合汎用性があるため、独自にシステム構築しなくても、既成のサービスが必要な機能をほぼ網羅しています。今はさらに自社でサーバを持たず、インターネットとブラウザさえあれば、小規模・短期間で高度な経理業務サービスを受けることができます。
どのような業種でも活用可能な、経理系クラウドサービスの代表的なものをご紹介します。
BtoBプラットフォーム（株式会社インフォマート）
BtoBプラットフォームは2000年代より飲食業界においての電子商取引プラットフォームに取り組んでいる株式会社インフォマートが運営しています。飲食業界のノウハウをへて「BtoBプラットフォーム」のブランドで2016年に提供を開始し、受発注の電子取引以外にも、請求書・見積書・契約書などの電子化サービスを提供し、2022年で70万社以上、東証プライム上場企業の利用率が90%という実績を持ちます。
電子取引のネックとなる、「取引先双方が同じプラットフォームを使えないと不便」の問題についても、BtoBプラットフォームの場合は片方がBtoBプラットフォームを利用していれば招待として相手先も利用できます。
電子帳簿保存法の要件はもちろん、インボイスなどへの対応も迅速に行われており、非常に信頼できるサービスの一つと言えます。
TOKIUMサービス（株式会社TOKIUM)
2016年頃に「Dr.経費精算」のサービスを展開し、初期の電子帳簿保存法に適合したクラウドサービスを提供していた、請求書電子化サービスです。2020年の新型コロナウイルスによる緊急事態宣言時にDr.経費精算を無償提供するとともにサービスもブラッシュアップされ、現在は「TOKIUM」として提供されています。
スキャンデータやスマホのカメラ撮影からOCRによって電子化し、ペーパーレスを促進する経費精算・請求書サービスに適合するほか、改正電子帳簿法に完全対応した電子帳簿保存サービスも用意しており、小規模事業所であっても短期間・ローコストで本格的な電子保存環境を整備することができます。
マネーフォワードクラウド（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワードは、当初は2010年代に個人向け家計簿アプリ「マネーフォワード」で広く世間に認知されました。当時、金融サービスとインターネット（特にスマートフォン）を結びつけるfintechが流行したこともあり、先端的な研究にも積極的に担っていました。
マネーフォワードの興隆とほぼ同じくして企業向けサービス「マネーフォワードクラウド」がサービス開始し、家計簿アプリのノウハウを生かした、主に中小規模事業者や個人事業主に強い経理サービスとなっています。経理業務のほか、勤怠管理や人事管理などのHR業務、社会保険や年末調整などの社保関連業務といったバックグランド系クラウドサービスをワンストップで提供しています。
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改正電子帳簿保存法に対応した電子保存サービス
改正電子帳簿保存法に適合した、保存サービスも存在します。電子帳簿保存法の要件となっている「変更履歴の保存」によりある時点でのドキュメントの正確性を保証し、改ざんなどを防ぐ役目があるため、契約書などの重要文書の保存、通常業務のストレージとしても活用することができます。
ペーパーレスにとどまらず、新型コロナによって普及したリモートワーク・場所にとらわれない働き方をするなかで、利便性と安全性の両立を考えていくと、経理資料以外の重要なドキュメントも電子帳簿保存法の要件に則って管理することが望ましくなるかもしれません。
Box(NTT Communications提供)(エヌ・ティ・ティコミュニケーションズ株式会社）
Box自体は、アメリカを拠点に持つクラウドストレージ「Box, Inc.」が提供するサービスです。ただし、Boxはプラットフォームの一部に過ぎず、しっかりと構築しなければ電子帳簿保存法には適合できません。
NTT Communicationsは様々なITソリューションの一環として、Boxを利用し電子帳簿保存法に適合したクラウドストレージの構築を支援しています。PCの自動化テクノロジーも併用した電子化の省力化などが、様々なプランで用意されているため、目的やコストに応じたプランを細かく選択できます。
sweeep(sweeep株式会社）
sweeepは帳簿保存にAIやOCRを活用し、保存をするだけで煩雑な管理を自動で行うことができるサービスとなります。紙の電子化以外にも、昨今セキュリティに懸念のあるメールの添付ファイル、リンク先についてもわざわざ人の手で開封・保存しなくても自動で保存してくれるといった仕組みが用意されています。
Bill One(Sansan株式会社）
Sansan株式会社は名刺管理サービス（Sansan名刺メーカー）で著名なベンダーですが、名刺管理のノウハウで生まれた電子帳簿保存サービスがBill Oneとなります。
主に請求書の電子授受がメインとなりますが、電子帳簿保存法の要件である変更履歴以外にもワークフローやステータス管理、ファイルに対するメモの付与や拡張項目の追加など、より実務に適した電子データ保存の機能を搭載しています。
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NASメーカーの電子帳簿保存法ソリューション
クラウドサービスはこれからしっかりと電子帳簿保存法に適合するための素晴らしい機能がそろっており、目的が明確であればコストや労力を極力抑えて対応を行うことが可能です。
ただし、やはりまだ会社の組織上、あるいは統制上の理由ですぐにこういったクラウドサービスに乗り換えることができないなどの事情があるかもしれません。その場合、ある程度の仕組みができていることを前提として、ストレージメーカーが電子データの信頼性を高めるいくつかのソリューションも存在します。
電子帳簿保存法では、紙の時と同じ信頼性で管理することが第一の前提となっています。便利が故に、電子データは簡単に紛失したり改ざんができてしまうことが、多くの経営者やリーダーが不安に思っているところだと思います。クラウドサービスへの適合が難しい場合には、以下のようなストレージメーカーのソリューションを併用することで、信頼性を高め、電子化とペーパーレス化を少しでも前進できる提案をしてみてはいかがでしょうか。
タイムスタンプソリューション「eviDaemon」（株式会社アイ・オー・データ）
ストレージやPC周辺機器メーカーとして著名な日本企業「アイ・オー・データ」では、電子ファイルのしんらいせいを高めるタイムスタンプソリューション「eviDaemon」を提供しています。
セイコータイムスタンプサービスと同期し、インターネット上で正しい時刻・更新日時を記録し、これらが改ざんされていないことを証明する仕組みを構築できます。業界標準の長期署名仕様(PAdES）に対応することで、電子データの信頼性を高めます。eviDaemon搭載のNASでは5年間タイムスタンプサービスを利用できるため、利用実績に基づいて請求される場合のあるクラウドよりもコスト調整がしやすくなります。
また別のソリューションである「命名くん」を使えば、電子管理で課題となるファイル命名のルールなどを自動化でき、作業負担を軽減できます。
TeraStaionのクラウド連携(株式会社バッファロー）
業務用高性能NAS「TeraStation」で有名なバッファローでは、電子帳簿保存法独自のソリューションがあるわけではありませんが、信頼性の高さと汎用性の高いバックアップ機能を売りとしています。国内メーカーならではのサポートの厚さとNAS専用設計での信頼性、万が一のデータ喪失もデータ復旧サポートが可能などが用意されています。
特に電子データで重要なバックアップについては、バッファロー独自のバックアップ基盤「キキNaviクラウドバックアップ」として提供している他、AWSやAzureなどの大手クラウドストレージサービスとの連携も可能になっており、高度な機器設定やネットワーク設定をせず、安全にバックアップを行うことができる仕組みを提供しています。
Synology, QNAPなど機能が追加出来るNASを使う方法もあります
台湾のNASメーカー、Synology社やQNAP社のNASでは色々なパッケージを追加することにより機能を追加することができます。法律の要件に合わせてパッケージを追加することで電子帳簿保存法の要件を満たすように設定することも可能です。
ご興味ある方はとげおネットにお気軽にお問合せください。
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まとめ
電子帳簿保存法の対応に向けて各社様々なサービスが拡充してきています。どの方針を取るかは組織次第ではありますが、重ねてお伝えしている通り、今回の改正法は厳罰化や強制力を持たせたものではなく、電子化のハードルを下げてより省力にペーパーレスを導入できるきっかけと考えてください。ぜひ、このタイミングで組織の運用や手順を改善して、組織の価値や本来業務の活性化に役立てましょう。
電子帳簿保存法にまつわる疑問やご相談がございましたら、とげおネットまでご遠慮なくご連絡くださいませ。
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