企業の情報システムを円滑に運用していくには、日々の管理業務が欠かせません。需要の高い仕事ですが、業務が多岐にわたるため、多くの課題を抱えているのも事実です。
今回は、情報システム管理の仕事内容や、業務課題の解決方法などをまとめて紹介します。
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情報システム管理とは？
情報システム管理とは、社内の情報ツールや社員・顧客データを管理し、企業の機密情報を保守・運用することです。パソコンなどビジネスに必要な機器のセットアップをはじめ、システムメンテナンスやセキュリティ対策などを行い、情報システムをスムーズに利用できるように社内環境を整えます。
組織内のITインフラを構築・改善して、生産性の向上を図る役割もあるため、とても重要なポジションです。それだけに業務過多に陥りやすく、一人の担当者に大きな負担がかかりやすい課題を抱えています。組織やビジネスの規模や大きくなるほど、情報システム管理の業務もさらに増していくことになります。
情報システム管理には、社員からの問い合わせ対応や機器類の日常的な管理を行うノンコア業務と、企業の経営戦略やIT戦略の作成に関わる重要なコア業務に分けられます。企業の発展と存続のために、本来はコア業務に専念したいところですが、日常的な管理業務が多岐にわたるため、ノンコア業務をこなすのが精一杯というケースが多いです。
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情報システム管理の仕事内容
企業活動にIT技術が必要不可欠になった現代社会では、情報システム管理が重要な役割を持ちます。企業の成長にも不可欠な存在であり、その仕事内容は多岐にわたります。
業務効率を高めて組織内の生産性を向上するには、IT環境の安定化が必須条件です。ここでは、IT環境の安定化に欠かせない情報システム管理の代表的な仕事内容を紹介します。
ネットワークの運用・管理
社内に構築されたITネットワークを安定利用できるように、必要な運用・管理を行います。情報漏洩などのリスクを回避するために、アクセス権限やパスワードの管理をすることも重要な業務です。
ネットワークに障害が発生すると、業務に支障が出て生産性の低下を招きます。そのような事態を防ぐために、社内ネットワークが正常に稼働するように適切に管理します。
サーバー機器・デジタルデータの管理
サーバー機器や端末に入っているデジタルデータを適切に管理して利便性を保ち、データの消失・改ざんなどのリスク管理を行います。社内にデータ共有用のサーバーを保有している場合は、外部の人間がアクセスできる状態になっていないかどうかもチェックします。
一方で、定期的にデジタルデータのバックアップをとり、万が一の場合に復旧できるように備えておくことも必要な仕事です。
ヘルプデスク・サポートデスク
ヘルプデスク・サポートデスクは、問い合わせ対応やトラブル対応をはじめ、パソコン操作や最新機器の使用方法のレクチャーなどを行います。ITに関するあらゆる質問に回答する必要があるため、最も負荷の高い仕事のひとつだといえるでしょう。
いつ問い合わせがくるかわからないイレギュラーな業務でもあるため、想定される質問は事前にまとめておくなどの対策も必要です。
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情報システム管理に必要なスキル
情報システム管理は組織をさまざまな面からサポートするため、IT業務に関する専門的な知識だけでなく、社内の業務に関する知識や理解も必要です。実際に求められるスキルは企業によって異なりますが、多くの企業に応用できるスキルもあります。
具体的にどんなスキル・知識が必要になるかを、ここでチェックしておきましょう。
ITシステムの知識
情報システムを適切に管理するには、パソコンや周辺機器、ネットワークやサーバーなど、ITシステム全般の知識が必要です。機器やシステムの仕組みを理解しておかないと、トラブルが起きたときに対応できなくなります。
IT技術は日々進化しており、新しい機器も登場しているため、知識のアップデートも欠かせません。新しい技術やシステムに関する情報を逃さずキャッチし、積極的に学ぶ必要があるでしょう。
情報セキュリティの知識
企業は常にサイバー攻撃や不正アクセスなどのリスクにさらされています。情報漏洩などのリスクを回避するためには、情報セキュリティに関する知識が必要不可欠です。
外部からの攻撃や侵入手口は日々進化しているため、担当者は最新のセキュリティ情報を把握しなければなりません。万が一攻撃されても被害を最小化できる対策を立てるスキルも必要です。
社内業務・運用業務への理解
ITやセキュリティなどの専門的な知識だけでなく、現場業務の知識やワークフローへの理解も必要です。社内業務や運用業務への理解がなければ、現場がどのようなサポートを求めているのか正確に把握できません。
情報システムがどんな目的で使用されるかを事前に把握することによって、システム管理もスムーズに進むでしょう。
法令・コンプライアンスの遵守
ITシステムが満たすべき基準だけでなく、企業が遵守すべき法令も把握しておく必要があります。システムの運用・管理するときは、コンプライアンスを満たしているかどうかを確認しなければなりません。
セキュリティ対策に力を入れている企業には、情報漏洩に関する厳しい規約を設けているところもあります。企業ごとに定められた規約もきちんと理解したうえで、業務を遂行しましょう。
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情報システム管理が抱える業務課題
情報システム管理は社内のIT関連業務のほぼすべてを手がけるため、多くの課題を抱えています。情報システムを効率化して企業の生産性を高めるには、課題の解決が急務です。課題をそのままにしておくと、担当者が離職するなど新たなリスクが生じてしまいます。
情報システム管理の現場が具体的にどのような課題を抱えているのか、その例をいくつか紹介します。
人材不足で一人の業務負担が大きい
情報システム管理は企業にとって必要不可欠な存在です。そのため、優秀な人材を確保する必要がありますが、ITエンジニアは需要に対する絶対数が足りていません。好条件を提示しなければ優秀な人材が他社に流れてしまうため、多くの企業が人材不足に頭を悩ませています。
必要な人材を確保できないために、一人の担当者が情報システム管理の仕事を担っているケースも少なくなりません。結果として一人の業務負担が大きくなってしまい、過労が原因で離職するケースも多いです。
業務効率が低下しやすい
情報システムは組織全体がスムーズに業務を遂行できるようにサポートする、縁の下の力持ちです。その情報システムを担う部門や担当者に大きな負担がかかってしまうと、社員の業務にも支障が出るようになり、組織全体の業務効率が低下してしまいます。
情報システム管理は業務が多岐にわたるため、日々の業務に忙殺されやすい面があります。担当者の業務負担をどう軽減するか、コア業務に取り組みやすい環境をどう整えるかが課題だといえるでしょう。
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情報システム管理の課題を解決する方法
情報システム管理の課題をそのままにしておくと、システム障害などのトラブルが起きたときにすぐに対応できなくなる可能性があります。企業の存続に関わる大問題に発展する可能性もあるため、課題解決に早めに取り組みましょう。
ここでは、情報システム管理の課題解決に役立つおすすめの方法を紹介します。自社に適した方法を取り入れて、業務効率化を実現しましょう。
アウトソーシングする
外注できる業務をアウトソーシングすれば、担当者の業務負担が軽減され、コア業務に集中しやすくなります。繁忙期のノンコア業務もすべて任せられるため、人手が足りないときも業務に支障が出る心配はありません。
アウトソーシングによって業務過多による残業時間を改善できれば、優秀な人材を防止できるため、人材不足の課題も解決できるでしょう。
クラウドサービスを利用する
クラウドサービスはインターネット環境を用意するだけでサービスを利用できるため、自社サーバーを用意する必要がありません。これにより、サーバーの管理・保守業務が必要なくなるため、人件費を削減できます。
大規模な災害が発生して社屋が被害に遭っても、情報システムの復旧に手間がかかりません。万が一のときのことを考えると、クラウドサービスを利用するメリットは大きいといえるでしょう。
社内でITリテラシーの教育を行う
ITリテラシーは社員によって異なるため、全員がIT機器を使いこなせるわけではありません。高性能な機器を導入しても、使用する側の理解にバラつきがあれば、運用・管理は難しくなります。
そのような事態を解消するためにも、事前に社内でITリテラシー教育を行いましょう。新しい機器を導入するタイミングで研修を行い、社員のITリテラシーを向上できれば、情報システム管理担当者の負担も軽減できます。
経産省のシステム管理基準を理解しておく
情報システム管理の業務をスムーズに行うには、経産省が掲げる「システム管理基準」にあらかじめ目を通しておく必要があります。
システム管理基準には、企業のIT戦略に打ち勝つ方法や企業が生き残るための作戦、リスク回避といったさまざまな内容が盛り込まれているため、万が一のリスクにも備えられるようになるでしょう。
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ITシステムを導入して情報システム管理の業務を効率化しよう
情報システム管理の業務は多岐にわたるため、担当者に大きな負担がかかる課題を抱えています。そのような負担を取り除いて業務効率を改善するためには、ITシステムの導入が必要不可欠です。
ITシステムの活用によって担当者が本来の業務に取り組める環境を用意できれば、企業の成長に好影響をもたらします。自社に適したITシステムを導入して、業務効率化を実現しましょう。
