情シスは業務過多が問題視される部門です。情シスが抱える人手不足や業務増大などの課題を解決したい場合は、サポートサービスの利用を検討してみましょう。
本記事では、情シスのサポートサービスを利用するメリットや気をつけるべき点について解説します。
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情シスの業務負担を軽減できるサービス
多くの企業では情シスの人材不足という課題を抱えています。情シスは業務の対応範囲が多岐にわたるため、社員が定着しないといった悩みがつきものです。
しかし、近年では情シスの業務を効率化できるサービスが登場しています。ここでは、情シス担当者の負担を軽減できるおすすめのサービスを紹介するため、参考にしてみましょう。
サポートサービス
情シス部門のサポートサービスを利用すれば、社内のセキュリティ対策をはじめ、資産管理やヘルプデスクを請け負ってくれます。サービスによって業務範囲は異なりますが、ITツールに任せられない業務にも対応するため、ノンコア業務を丸投げすることも可能です。
PCや周辺機器の選定、ITコンサルティングなど幅広くサポートしてもらえるサービスもあるため、細かい作業まで任せられます。
クラウドサービス
社内ストレージは構築したら終わりというわけではなく、情シス担当者が継続的に運用・管理する必要があります。
クラウドサービスを導入すれば、サービス提供事業者が運用・管理、セキュリティ対策などを行うため、情シス担当者の労力を減らせます。アップデートもサービス提供事業者が行うため、常に最新の機能を追加すれば、快適に業務を遂行できるでしょう。
チャットボット
チャットボットとは、問い合わせに自動対応できるプログラムのことです。利用者の質問に対してシステムが自動的に回答するため、一つ一つの質問に対して情シス担当者が対応する手間を省けます。社内のよくある質問と回答を事前に登録しておけば、ヘルプデスク業務の削減に役立つでしょう。
すべての回答を自動化できるわけではないですが、何度も同じ質問に答える必要がなくなるため、担当者の負荷を減らせます。
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情シスのサポートサービスを利用するメリット3つ
サポートサービスを駆使して情シス担当者の負担を軽くすることは、予想以上に多くのメリットをもたらします。情シス担当者に余裕ができることによって、組織全体の業務効率が改善するのも嬉しいメリットです。
ここでは、サポートサービスを利用することによって得られる主な3つのメリットを紹介します。企業の発展のためにも、サポートサービスを積極的に利用しましょう。
1.担当者の業務負担を軽減できる
情シスの現場が抱える大きな課題は、高い業務負荷です。システム導入や社内サポート、情報セキュリティ対策などを同時に行わなければならないため、担当者が離職する原因にもなっています。
サポートサービスを使えば、業務過多に陥っている情シス担当者の負担を大幅に軽減できるため、離職を防止できます。有能な社員を失わずに済むため、企業が抱える人手不足の悩みも解消できるでしょう。
2.コア業務に時間を費やせる
サポートサービスの導入によってヘルプデスク業務が減り、システムが安定稼働するようになれば、情シス担当は直接的な利益につながるコア業務に専念できます。時間に余裕ができたことで、これまで手がつけられなかった戦略的な業務に手を伸ばせるようになるのです。生産性向上のための社内データの活用や組織内の分析など、攻めの業務に移行できるでしょう。
コア業務の割合を増やせば、情シス担当者のスキルアップにもつながります。人材育成もできるため、組織としても大きなメリットを得られるでしょう。
3.企業の生産性を向上できる
情シス部門が日常的に行っているノンコア業務が減ると、企業のIT活用が推進され、テレワークがしやすくなります。社内の働き方改革が進めば、経営戦略や組織内の生産性向上につながるでしょう。
システム状況の監視やセキュリティ対策などもサポートサービスが行うため、トラブルを未然に防ぐこともできます。トラブルなく業務を遂行できるようになれば、企業の安定した成長を実現できるでしょう。
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情シスのサポートサービスで注意すべきポイント
情シスのサポートサービスにはさまざまなメリットがありますが、実際に利用するときはいくつか注意すべき点があります。
サービス内容をよく比較検討せずに導入してしまうと、思っていたような結果を得られません。サポートサービスが持つメリットを最大限発揮させるためにも、ここで紹介するポイントに注意しながら、導入作業を慎重に進めていきましょう。
サービス内容や品質が異なる
情シスのサポートサービスは、対応できる業務や品質がそれぞれ異なります。業務効率改善など1つのことに特化したサービスもあれば、特別な知識をあまり要しないサービスもあるため、事前確認が必要です。
組織のニーズに合わないサービスを選んでしまうと、追加の人員が必要になる可能性もあるため、かえって非効率です。あらかじめどのような業務を依頼したいのかをリストアップして、要望をしっかりと伝えられるようにしておきましょう。
セキュリティ上のリスクがある
サポートサービスを利用すると、情報を外部に公開することになるため、セキュリティ面にリスクが存在します。トラブルを未然に防ぐためにも、試験導入を行いましょう。最初はヘルプデスクといったノンコア業務を任せて導入を進めると、大きなトラブルを回避できます。
サポートサービスの選定も慎重に行う必要があります。実績があるか、信頼できるかなど、サービスの質を事前に見極めることが大切です。
情シスのノウハウを蓄積できない
サポートサービスは情シス部門の負担軽減に役立つメリットがある一方で、ノウハウが蓄積しないといったデメリットも存在します。組織の将来を考えると、すべての業務を丸投げするのはおすすめできません。
サポートに頼り切りになってしまうと、サービスの満期がきたときに任せていた仕事内容を社員が対応できなくなってしまいます。情シス部門のブラックボックス化を避けるためにも、技術的な情報や細かい仕様などはしっかりと残しておきましょう。
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情シスのサポートサービスで業務負担を軽減しよう
情シス担当者がコア業務に専念できる環境を整えるには、サポートサービスの導入が必要不可欠です。担当者の業務の負担が減れば企業の戦略的な業務に時間を費やせるようになるため、組織全体がさまざまな恩恵を受けられます。
サポートサービスは内容や品質がそれぞれ異なるため、自社のニーズに合うサービスを選ぶことが大切です。試験導入なども行いながら慎重に導入を進めて、情シスの業務効率化を叶えましょう。
