情シスは仕事量が多いため、多くの企業が慢性的な人手不足に悩まされています。これらの課題を解決するためには、業務の効率化が必要不可欠です。
この記事では、情シスが抱える主な3つの課題と具体的な解決方法を解説していきます。
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情シスが抱える3つの課題
IT技術が不可欠となった現代社会において、企業における情シスの役割は非常に大きなものになりました。情シスは企業活動や成長戦略に欠かせない存在ですが、それゆえに課題も多く、多くの企業が頭を悩ませています。
ここでは、情シスが抱える主な3つの課題について紹介します。どのような課題があるのか正しく認識して、対策を考えていきましょう。
1.仕事が多岐にわたる
情シスの主な業務は、企業活動に必要なシステムや自社ネットワークの構築・運用・保守などです。ほかにも、ハッキングや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策、社内システム全般の問い合わせ窓口としても対応します。
情報セキュリティやインフラ運用業務は日々変化しているため、情シスの仕事は増える一方です。急を要するトラブルが発生した場合には、他の業務を止めて対応しなければなりません。企業のIT関連業務を一手に担うため、担当者の業務負担をどう軽減するかが大きな課題です。
2.人材不足で一人情シスが生まれやすい
一人情シスとは、企業内の情シス担当者が1人しかいない状態のことです。中小企業やスタートアップ企業などでは、人材や資金不足などを理由に、一人情シス体制であるケースも多いです。
情シスの業務は多岐にわたるため、一人情シス体制の場合は担当者に大きな負担がかかってしまいます。業務の負担を軽減したくても、専門知識やスキルが必要とされる情シスを担当できる人材は限られているのが現状です。IT人材は採用が困難なことに加え、優秀な人材を育てるためには多くの時間を要します。そのため、一人情シス体制が改善されずに、そのままの状況が継続してしまう企業が多いのです。
3.本来の業務に専念できない
情シスはシステム開発や構築、提案など、企業の成長戦略のための取り組みを行うことが本来の仕事です。しかし、問い合わせ対応やメンテナンスといった日常の煩雑な業務に追われてしまい、本来の業務に専念できない現状があります。さらに、新たなクラウドサービスやITツールを導入するための勉強時間や作業時間も多く、情シス担当者の負担は増す一方です。
本来の業務に専念するために、日常の煩雑な業務をどう軽減するかが課題といえるでしょう。
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情シスの課題がなくならない3つの理由
情シスは課題が山積みであるにも関わらず、状況がいっこうに改善しないケースが多いです。企業それぞれの事情もありますが、時代の急激な変化による新たな課題が原因となり、従前の課題解決を妨げていることもあります。IT技術の進化とともに、情シスを取り巻く状況は常に変化しているため、情シスの課題は増す一方です。
ここでは、情シスの課題がなくならない代表的な3つの理由を紹介します。
1.働き方改革・テレワークによる影響
働き方改革関連法が2019年4月から随時施行されたことにより、各種法案に基づいた制度や取り組みを導入する企業が増えました。中でもテレワークやフリーアドレスの導入は、情シスに大きな負担を与えています。
テレワークを実現するためには、ノートパソコンの導入や初期設定、勤怠管理システムの運用やセキュリティーポリシーの策定などが必要ですが、これらをすべて情シスが担当しなければなりません。また、フリーアドレスを導入する際は、安定的なインターネット接続を可能にするWi-Fi環境の構築も必要です。
時代の変化に伴うインフラ整備も、情シスの課題がなくならない原因の一つといえるでしょう。
参考：厚生労働省/「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について
2.Windows7などのサポート終了
Windows7のサポートが2020年1月14日に終了しました。これによってセキュリティの脆弱性が高まるため、Windows10へのアップデートが必要です。
新しいOSへアップデートするときは、データのバックアップからシステムの改修、周辺機器との互換性チェックなど膨大な作業が発生します。そのため、多くのパソコンを所有する企業では、いまだにWindows10へのアップデートが完了していないケースもあります。
Windows7のサポート終了に伴い、情シスの業務負荷が大きくなったことで、課題解決が妨げられているのです。
参考：Microsoft/Windows 7 のサポートは 2020 年 1 月 14 日に終了しました
3.2025年の崖
2025年の崖とは、経済産業省の「DXレポート」で指摘されているDX（デジタルトランスフォーメーション）推進を阻む障壁のことです。多くの日本企業に蔓延る複雑化・老朽化・ブラックボックス化したレガシーシステムによって、経済の停滞や国際競争の遅れなどが発生すると指摘されており、DXが進まなければ最大年間12兆円もの経済損失が出ると試算されています。
例えば、日本の大企業が導入している基幹業務システム「SAP ERP」は、2025年にサポートが終了することが決まっています。2025年までに基幹系システムが老朽化・ブラックボックス化すると考えられているため、企業の情シスはシステムのリプレース作業に追われているのです。
参考：経済産業省/DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～
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情シスの課題を解決する4つの方法
今後、情シスの業務負担がさらに増加することが予測されるため、早めに課題解決に取り組まなければなりません。情シスの課題を解決して業務を効率化するためには、新しいサービスの導入や、業務の外部委託などが必要です。また、情シス担当者の負担を軽減するために、従業員の育成も視野に入れるべきでしょう。
ここでは、情シスの課題に役立つ4つの方法を紹介するので、参考にしてみてください。
1.従業員のITリテラシーを向上する
情シスの業務の中で最も負担が大きいものは、従業員からの問い合わせ対応です。問い合わせを減らすためには、情シスに頼らなくても従業員自身が疑問を解決できる仕組みづくりが必要です。
従業員によってITへの知識・技術に差があるため、社員教育や研修などを行い、一人一人のITリテラシーを育成し、レベルの均一化を目指しましょう。パソコン操作や周辺機器の設定など、基本的な作業を誰でも行えるようにすれば、情シスの業務負担が減ります。
2.社内FAQを整備してチャットボットを導入する
突発的に発生する社内ヘルプデスク業務を減らすためにも、社内FAQを整備しておきましょう。あらかじめ質問が多い内容をまとめておくことで、問い合わせ数を削減できます。
また、社内ヘルプデスク業務を減らすために、チャットボットを導入するのも一つの方法です。
チャットボットとは、ユーザーの質問内容に対して自動的に回答してくれるシステムのことです。よくある質問と回答をチャットボットに登録しておけば、情シス担当者が返答する手間を省けます。社内FAQがすでに整備されているなら、チャットボットの導入もしやすいでしょう。
3.クラウドサービスを導入する
サーバーの維持管理にかかる業務負担を減らしたいなら、クラウドサービスの導入を検討してみましょう。システムやインフラの保守・運用をクラウド化すれば、業務の負荷を減らせるとともに、コストを削減することも可能です。
さらに、サーバーをクラウド化には運災害対策や障害対策を強化できるメリットもあります。万が一のときの物理的な損害を最小限に抑えられるため、業務への支障も軽減できるでしょう。
4.業務をアウトソーシングする
情シスの業務を外部企業へ委託するのも、課題解決に有効です。社内サポートなどのノンコア業務をアウトソースすれば、情シスの業務負担が減り、担当者はより生産的なコア業務に集中できるようになります。
システム導入の企画から保守運用まで、ほぼすべての業務を委託できるため、一人情シス体制で悩む企業に最適です。ITアウトソーシングを活用すれば、情シス担当者を育成・雇用するコストも削減できます。
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情シス業務をアウトソーシングするメリット4つ
情シスの業務を効率化する方法として、アウトソーシングが有効です。専門の企業に情シス業務を専門の業者にアウトソースすれば、担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、組織全体の生産性を向上することも可能です。
ここでは、情シス業務をアウトソーシングすることで得られる4つのメリットを紹介します。課題解決に悩んでいる企業は、業務のアウトソースを検討してみましょう。
1.本来の業務に専念できる
日常業務や社内ヘルプデスクなどの突発的な業務を外注すれば、情シス担当者の負担が軽減され、別の業務に注力できるようになります。
情シスにとって最も重要な業務は、企業の成長に必要なIT戦略の構築です。日々の細かな対応に追われてしまうと、本来の業務が滞ってしまいます。しかし、アウトソーシングを利用すれば、雑務から解放され本来の戦略的な業務に専念できるでしょう。
2.企業の生産性を向上できる
アウトソーシングによって情シス業務が効率化すれば、組織全体のIT活用が促進され、生産性の向上につながります。また、テレワークがしやすい環境が整えられるため、働き方改革も推進できます。
情シス業務の効率化は、職場環境の改善にもつながります。人材不足に悩む企業も、限られた資源で最大限のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。
3.属人化のリスクを回避できる
一人情シスの場合、担当者にIT関連業務をすべて頼っているため、担当者が休んだり退職したりした場合、トラブルに誰も対応できない状態に陥ってしまいます。しかし、専門の業者にアウトソーシングすることで、システムを包括的に運用・管理してもらえるため、トラブル時も迅速に対処できます。
担当者が一人の場合は業務の品質に差が出ることもありますが、ITアウトソーシングならそのような心配もありません。
4.雇用・育成コストを削減できる
情シス担当者を雇用・教育するためには、多くのコストと時間もかかります。資金力の乏しい企業の場合、担当者を一人増やすだけでも大変ですが、アウトソーシングすることで人材コストが削減できます。
業務量に応じて柔軟に依頼できるのも、アウトソーシングの大きな魅力です。繁忙期とそうでない時期でコスト調整がしやすいため、経営への負担を最小限に抑えられます。
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情シスのアウトソーシングを成功させるポイント
情シスのアウトソーシングを導入する際は、事前準備が必要です。業者をしっかり比較検討せずに判断してしまうと、コスト増大といったトラブルが発生するかもしれません。信頼できる業者を選ぶためにも、しっかり時間をかけて準備しましょう。
ここでは、情シスのアウトソーシングを成功させる2つのポイントを解説します。
事前に予算を決める
情シスのアウトソーシングを利用する前に、予算計画を立てておきましょう。思った以上の費用がかかる可能性もあるため、あらかじめ予算を決めて、事前に見積もりを取る必要があります。
アウトソーシングは基本料金やオプション料金がかかるだけでなく、イレギュラー対応など別途費用がかかるケースもあります。予算オーバーを避けるためにも、アウトソーシングに必要な費用の内訳をしっかり把握しておきましょう。
複数の業者を比較検討する
アウトソーシング先の業者は、最初から一社に絞って決めずに、複数検討してみましょう。業者によって専門分野や料金体系が異なるため、複数の業者を比較してミスマッチを防ぐ必要があります。
自社のシステム管理をゆだねることになるので、対応してくれる業務の範囲やトラブル発生時の対応などを事前に確認しておくことが大切です。金額以外のさまざまな要素を検討しながら、業者を慎重に選びましょう。
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情シスの課題はアウトソーシングで解決しよう
情シスは仕事が多岐にわたるため、大きな業務負担をどう解消するかが課題となっています。人材不足に悩んでいる企業では、一人の担当者がIT業務をすべてまかなっているケースも多いです。今後、企業のデジタル化の流れはさらに加速していくため、情シスの課題も増える可能性があります。
情シス担当者の業務負担を軽減して、コア業務に専念できる環境を整えるためにも、アウトソーシングを検討してみましょう。専門の業者に社内サポートなどのノンコア業務を委託すれば、情シス担当者の業務負担を軽減できるとともに、組織の生産性向上といったメリットを得られます。
まずは情シス業務の課題を見直して、自社に適したアウトソーシング先を探してみましょう。
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