ITアウトソーシングのメリット・デメリット、意味や種類を解説

ITアウトソーシングをうまく活用すれば、費用を削減して業務を効率化できます。人材不足に悩んでいる企業にとって、利用する価値は大きいといえるでしょう。

ここでは、ITアウトソーシングの意味や効果を解説するとともに、外部委託先の選び方を紹介します。

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ITアウトソーシングとは？意味を紹介

近年はITアウトソーシングを活用する企業が増えています。IT業務に課題を抱えている企業にとって、ITアウトソーシングは問題を解決できる画期的な方法だといえます。

そもそもITアウトソーシングがどのようなものなのか、その意味をきちんと把握できていない方も多いでしょう。ここでは、ITアウトソーシングの意味を解説するとともに、委託する業務内容の種類を紹介します。

ITアウトソーシングはIT関連業務を外部委託すること

ITアウトソーシングとは、ITに関する業務を外部委託することです。近年は、慢性的な人材不足やセキュリティの複雑化などの理由から、自社のIT業務を専門業者にアウトソーシングする企業が増えています。

委託できる業務の内容は業者によってさまざまですが、ネットワーク構築やトラブル対応など、幅広いIT業務に対応できます。

ITアウトソーシングの利用のみならず、クラウドサービスなどインターネットに関する新しいサービスを積極的に取り込み、運用の手間を減らして生産性の向上を目指す企業も多いです。

ITアウトソーシングには4つの種類がある

ITアウトソーシングは、委託する業務内容・規模によって以下4つの種類に分けられます。

• フルアウトソーシング
• 運用アウトソーシング
• ホスティング
• ハウジング

フルアウトソーシング は、IT業務のほとんどを委託することです。すべての業務を委託することで、社内の人材や資源などをより重要度の高い業務に割くことができます。

運用アウトソーシングは、システムインフラの運用をアウトソーシングすることです。サービスの導入から管理、問い合わせ対応まで一連の手続きを委託できるため、情報システム部門の負担を低減しながら安全性を高められます。

ホスティングは、サーバーやストレージの管理・運用・保守をアウトソーシングすることです。外部に委託することで、管理コストの削減やセキュリティ強化などのメリットが得られます。

ハウジングは、企業側が用意したサーバーなどの通信機器を外部のデータセンターを利用して設置できるサービスです。大容量で安定した通信設備や、災害時でも安定した電源供給を得られることから、近年は国内における需要が高まっています。

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ITアウトソーシングが注目される3つの理由

多くの企業がITアウトソーシングを利用することには、きちんとした理由があります。時代の変化に対応するためだけでなく、企業が抱える課題を解決するために利用したり、組織全体の業務改善をするために活用したりするケースも多いです。

ここでは、ITアウトソーシングがさまざまな企業から注目される主な3つの理由を紹介します。

1.労働力人口が減少している

少子高齢化時代に突入した日本では、若年労働人口が減少しています。人材不足の慢性化に悩んでいる業界も多く、情報システムの業務に携わる人材を確保するのが難しい状況です。人手不足をカバーための対策の一つとして、ITアウトソーシングを積極的に利用する企業が増えているのです。

ITアウトソーシングを利用すれば、人材が限られている企業でもIT関連業務の負担を軽減できます。

2.業務効率化を目指す企業が多い

IT業務は専門的な知識やノウハウが必要になるうえに、人材の育成や管理にもコストと時間がかかります。自社のコア業務ではない分野に多くのコストと時間をかけてしまうと、組織全体の業務効率低下につながる恐れがあります。

そこで、苦手分野のIT業務を外部に委託して、社内業務の効率化を図ろうとする企業が増えているのです。得意分野に人員とコストを集中させれば、生産性の向上が期待できます。

3.固定費の削減を考える企業が多い

日本の企業は事業分野を問わず、固定費が増加傾向にあります。特に収益の多角化戦略をとる傾向が強い企業は、コア事業以外の分野の固定費に悩まされがちです。

そのような企業の抱える課題を解決するために、コストがかかりがちなIT関連業務をアウトソーシングして、限られた経営資源の有効活用する企業が増えているのです。

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ITアウトソーシングのメリット3つ

IT業務のアウトソーシングを活用することで、多くのメリットが得られます。これまでコストや業務負担などのさまざまな課題に悩んでいた企業も、アウトソーシングによってあらゆる問題を解決できます。企業の競争力を高めるうえでも、ITアウトソーシングは効果的です。

ここからは、ITアウトソーシングをすることで得られる3つのメリットについて解説していきます。

1.コア業務に集中できる

コア業務とは、企業の利益や売上を生み出す業務のことです。ITアウトソーシングによって社員が本来取り組むべきコア業務に集中できるようになるため、組織全体の生産性アップを期待できます。

例えば、問い合わせ対応をアウトソーシングすれば、システム担当者は自社サービスのシステム構築やIT戦略に時間を割けるようになります。結果として、社内システムがより使い勝手の良いものに発展し、組織全体に業務効率化などの大きなメリットをもたらすのです。

2.ITシステムのガバナンスを強化できる

IT技術の利用がビジネスの成否を左右する傾向にある現代社会において、適切なシステムのガバナンス構築が不可欠です。素人目線では適切な体制を構築することは困難ですが、技術的知識の高い企業にアウトソースすることで、自社に適したシステムを選定してITガバナンスを強化できます。

障害などの運用・保守業務における諸々のリスクを軽減できるため、自社内だけでなく事業で関わるクライアントにとってもメリットは大きいです。

3.人材育成・雇用コストを削減できる

IT関連業務をアウトソースすれば担当社員の業務負担を軽減できるだけでなく、専門の人材を雇用する手間やコストも削減できます。節約したコストと人材を重要なコア業務にかけられるため、生産性の向上が期待できるでしょう。

IT担当者を自社で雇用する余裕がない企業にとっても、人材育成・雇用コストがかからないアウトソーシングは有効な手段です。専門知識のある業者に委託すれば高品質な作業が期待できるため、本来の業務に専念できます。

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ITアウトソーシングのデメリット3つ

ITアウトソーシングにはさまざまなメリットがある一方で、問題やデメリットも抱えています。実際にアウトソーシングをする際には、問題が起こる可能性も考慮したうえでサービスを利用することが大切です。

ここでは、ITアウトソーシングを利用する際に生じる主な3つのデメリットを紹介します。あらかじめ問題点を押さえておくことでリスクを回避し、有効活用できるようにしましょう。

1.ノウハウを社内に蓄積できない

アウトソーシングを行なうと、業務ノウハウを社内に蓄積できません。対応できる人材も育成できないため、アウトソーシングを利用し続けなければいけない依存状態に陥る可能性があります。

そのため、業者に任せっきりにするのではなく、どのようにノウハウを獲得するのか事前に検討しておくことが大切です。長期的にノウハウが社内に蓄積できるような体制をあらかじめ考えておきましょう。

2.コストを削減できない可能性がある

アウトソーシング先の処理能力や対応能力が低い場合、かえってコストや時間がかかるケースもあります。自社の業務にも悪影響が出て、生産性が著しく低下することも実際にあるため注意が必要です。

コストの増大を避けるには、自社の状況を正確に把握して、適切なアウトソーシング先を選択する必要があります。コスト面だけで選んでアウトソーシングしてしまうと、品質面で問題が生じる可能性が高いです。アウトソースする企業をしっかりと調査してから委託しましょう。

3.セキュリティ上のリスクがある

アウトソーシングを利用するとなると、自社の大切な情報を外部の企業に預けることになります。アウトソース先はITの専門業者ですが、それでも情報が漏えいするリスクはゼロではありません。実際に複数企業の情報システムを管理していたIT企業から顧客情報が漏えいした事件は多いです。

アウトソーシングを活用するときは、委託先の企業がセキュリティ上の問題がないかをしっかりと管理監督する必要があります。また、それとともにアウトソーシングをする際の責任範囲や権限範囲を明確にして、取り決めなどを交わしましょう。

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ITアウトソース先の選び方

ITアウトソーシングを成功させるためには、委託先の選定に時間をかけることが大切です。しかし、今まで一度もアウトソーシングを利用したことがない場合は、どのようなポイントに注目して選べば良いかわからず、迷ってしまうこともあるでしょう。

ここでは、ITアウトソース先を選定する際にチェックすべき主な3つのポイントを紹介するので、困ったときの参考にしてみてください。

過去の実績を確認する

委託先の実力や技術レベルを見極めるうえで参考になるのが、過去の実績です。アウトソースしたい業務に関する実績を確認して、専門性を有しているかをしっかりと精査しましょう。

事前に技術レベルや得意分野を把握しておかないと、あとでコスト増大などのトラブルが発生する可能性があります。そのようなリスクを回避するためにも、過去の実績で品質の良し悪しを確認しておくことが大切です。

対応業務の範囲を確認する

ヘルプデスクやシステム運用など、委託する業務や対応業務の範囲によって選ぶべき委託先が異なることもあります。業者によって対応業務は異なるので、事前確認が不可欠です。

まずは、自社のIT関連業務をどこまで委託するのかを決めておきましょう。一部のみのアウトソーシングなのか、それとも企画から運用までをフルアウトソーシングするのかを考えて、委託先の提供サービスなどを踏まえながら適切に判断する必要があります。

また、トラブルが起きたときの委託先の対応範囲も確認しておきましょう。イレギュラー対応は別途料金が発生することがあるので、継続利用するうちにコストが膨らんでしまうかもしれません。無償と有償の範囲をしっかり確認するとともに、関連業務の内訳をチェックしておきましょう。

品質とコストのバランスを見極める

アウトソーシング先をコストだけで比較して決定してしまうと、品質が基準を満たしておらず、問題解決やトラブル対応に時間やコストがかかるケースがあります。安さだけで選ぶのではなく、コストと品質のバランスを見極めて選ぶことが大切です。

業務の遂行能力などを確認したうえで、自社が求める品質やサービスを提供してくれる業者を選びましょう。

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ITアウトソーシングで業務を効率化しよう

ITアウトソーシングを利用すれば、コスト削減やガバナンス強化などの多くのメリットが得られます。特に人材のリソースが限られている中小企業においては、生産性を向上させるためにITアウトソーシングを利用するのは非常に効率的な手段だといえます。

しかし、アウトソース先を慎重に選ばないと、かえってコストや手間が増大する可能性もあるので注意が必要です。過去の実績や業務範囲などを事前にチェックして、自社に適した委託先を選びましょう。

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