情シスの代行を依頼するメリットは？利用時の注意点を解説

情シスは業務範囲が広いため、人手不足やコスト増大などの問題を抱えています。これらの課題を解決して業務を効率化したいなら、代行サービスの利用を検討してみましょう。

本記事では、情シスの代行サービスを利用するメリットや注意点などを解説します。

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情シスが抱える問題

ITの導入が増えるにつれ、情シス部門の業務量は増大しています。情シス担当者に求められる知識量も広域に及ぶため、優秀な人材の確保が不可欠です。しかしながら、社内に情シス担当者が一人しかいないなど、深刻な状況に陥っている企業は少なくありません。

まずは、情シスの現場が直面している課題を確認しておきましょう。

業務量が多くて人手が足りない

情シスは専門的な知識が必要になるため、優秀なエンジニアが必要です。しかし、豊富な知識を持った即戦力の人材を見つけ出すのは簡単なことではありません。対応範囲や業務量も多岐にわたるため、多くの企業が人材不足の悩みを抱えています。

需要に対してIT技術者の数が少ないこともあり、人材不足は早期解決が難しいのが現状です。

採用や育成に時間とコストがかかる

情シス業務を担うには、ITに関する専門的な知識が必要不可欠です。優秀な人材を育成・採用するとなると人件費がかかるため、資金に余裕のない企業にとっては悩ましい問題だといえるでしょう。

優秀な人材を確保できたとしても、離職するリスクが常につきまといます。担当者が離職してしまうと、新たな人材の採用・育成にコストがかさむという悪循環に陥ってしまいます。

担当者スキルによって得手不得手が出やすい

担当者のスキルはそれぞれ異なります。複数の人材を抱えている企業であれば苦手な部分をお互いにカバーし合うことができますが、担当者が一人しかいない場合はカバーできません。

企業のIT関連業務が担当者のスキルに左右されやすくなるため、業務にも大きな支障が出てしまいます。人材不足の企業で担当者スキルをどうやって均一化するかは、大きな課題だといえるでしょう。

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情シスの代行サービスを利用するメリット5つ

情シスの課題を解決したいなら、代行サービスを利用するのも一つの方法です。ヘルプデスクからシステム構築まで、多岐にわたる業務を請け負うサービスもあるため、情シス担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

ここでは、情シス代行サービスを利用する主な5つのメリットを紹介します。うまく活用して、組織の業務効率化に役立てましょう。

1.コア業務に注力できる

ヘルプデスクなどのノンコア業務を代行サービスに任せれば、情シス担当者は組織の直接的な利益につながるコア業務に専念できるようになります。最新システムの導入など、生産性を向上させるための取り組みに集中できるため、組織全体に大きなメリットをもたらすでしょう。

担当者のモチベーションもアップしてスキルアップできるほか、離職防止の効果も期待できます。

2.スキルの偏りを防止できる

情シス担当者が一人しかいない場合、業務品質などは担当者のスキルに大きく左右されます。人によって得手不得手は異なるため、スキルの偏りは避けられません。

代行サービスを利用すれば、業務品質を安定化できるため、担当者のスキルに関係なくスムーズに業務を遂行できるようになります。幅広い要望に対応できるため、新しいシステムも積極的に導入できるようになるでしょう。

3.採用・育成コストを削減できる

情シスの業務を自社ですべて賄う場合、人材の採用・育成にコストがかかります。せっかくコストをかけて優秀な人材を育てたとしても、過労による離職リスクもあります。そうなれば、新たな人材を採用・育成しなければならず、甚大なコストが発生してしまうでしょう。

情シス代行サービスを利用すれば、IT担当者を雇用する必要がなくなるため、採用・育成コストがかかりません。長期的な視点で見れば、情シス業務をすべて自社内で賄うよりもコストカットできる場合があるのです。

4.働き方改革を実現できる

在宅勤務やテレワークなどの働き方改革を実現するには、ネットワークやセキュリティ対策などの環境整備が不可欠です。環境が整っていない企業だと、在宅勤務を推奨されてもすぐに対応することができません。

情シス代行サービスを利用すればPC周辺機器の設定などを依頼できるため、社員が在宅勤務しやすい環境をスムーズに整えられます。

5.他社事例を参考にできる

情シス代行サービスを導入している企業は複数あります。そのような導入事例を参考にすれば、自社に合うサービスかどうかを判断しやすくなるでしょう。導入後のギャップなども事前に回避できるため、より満足度の高いサービスを利用できます。

他社がどのようなシーンでサービスを活用しているかを参考にすれば、自社の課題解決に役立てられるでしょう。

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情シス代行サービスの対応範囲

情シス代行サービスが対応できる業務は多岐にわたります。社内インフラの開発など本格的なエンジニア業務をこなすこともあれば、社内の問い合わせ対応などのサポート業務を担うなど、さまざまです。

ここでは、情シス代行サービスが対応できる代表的な業務を紹介します。実際にサービスを利用するときの参考にしてみましょう。

情シスの開発・運用・保守

顧客情報管理や商品の在庫管理など、企業のニーズに合う情報システムを開発する業務です。開発したら終わりではなく、実際に利用する社員のニーズに合うシステムへ改良し続け、その会社に適したシステムに仕上げます。

また、トラブルが起きたときは故障修理や復旧作業などを迅速に行い、円滑な業務の遂行をサポートします。

ヘルプデスク

ヘルプデスクは、パソコン操作やサーバーなどのトラブルをサポートする業務です。操作が難解なシステムの使い方をレクチャーしたり、トラブルの解決方法を提案したりして、快適に仕事ができる環境を整えます。

入退社の多い時期には、IT機器の各種設定やソフトウェアのインストールを行うなど、多岐にわたる業務を請け負っているところもあります。

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情シス代行サービスを利用するときの注意点

情シス代行サービスを利用すれば企業の生産性を向上できますが、実際に利用するときは注意すべきポイントがあります。

サービス内容や品質をよく確かめもせずに利用してしまうと、問題が起こりやすくなるため、委託先は慎重に選ばなければなりません。

ここで紹介する注意点を参考にしながら、自社に適した代行サービスを選びましょう。

予算を事前に明確にしておく

代行サービスの利用料金は、会社や任せる業務範囲などによって異なります。サービスが便利だからといってあれもこれもと任せてしまうと、あっという間に予算オーバーしてしまうでしょう。

情シス代行サービスを利用する前に、使用できる予算と依頼する業務範囲を明確にしておく必要があります。緊急対応時に追加料金が発生するかどうかも、事前に確認しておきましょう。

複数の代行先を比較検討する

最初から一つの代行先に絞って選んでしまうと、そのサービスの良し悪しを客観的に判断することができません。契約してから後悔することがないように、まずは複数の代行先をピックアップしてみましょう。

サービス内容や実績、料金などを比較すると、各サービスの優劣がつけやすくなり、自社に最も適したサービスを選出しやすくなります。

品質やセキュリティを定期的にチェックする

代行サービスの継続利用を考えているのであれば、社内にチェック体制を設けて、定期的に品質をチェックしましょう。セキュリティチェックも同時に行えば、情報漏洩などのリスクも回避でき、トラブルが起きにくい環境を整備できます。

代行サービスにすべて任せっきりにするのではなく、万が一のときは自社で対応できる体制を整えておくことも大切です。

対応してくれる範囲を明確にしておく

情シス全般の業務を依頼したい、ヘルプデスクのみ依頼したいなど、企業によって代行サービスに求める業務はさまざまです。業務の対応範囲はサービスによって異なるため、契約前に自社のニーズに合う業務に対応できるかをチェックしておきましょう。

組織の経営戦略までサポートできるサービスに依頼すれば、より効果的な運用を実現できます。

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情シスの代行サービスを活用して業務を効率化しよう

情シスの代行サービスを利用すれば、業務過多や人材コストの増大といった課題をまとめて解決できます。情シス担当者がコア業務に専念して働き方改革を実現できるようになるため、企業の成長に役立つでしょう。

ただし、サービスの対応範囲や品質はそれぞれ異なるため、事前に複数社を比較検討する必要があります。自社に適した情シスの代行サービスを活用して、業務の効率化と生産性向上を実現しましょう。

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