1人情シスとは、社内唯一の情報システム担当者として、全てのIT関連業務を担当している体制を意味します。トラブル発生時の対応はもちろん、IT機器の管理からシステム導入の手配まで、業務範囲は幅広いです。1人情シスが発生する原因や現状、対策を解説します。
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1人情シスとは社内唯一の情報システム担当者
社内のIT関連業務を1人で担当しなければならない状況、またはその担当者を「1人情シス」と呼びます。チームで仕事を分担できないため、1人情シスの担う業務はハードウェアの管理からシステムトラブル対応まで多岐に渡ります。
近年問題視されている1人情シスについての知識をみにつけることは、IT業界全体の流れを知るきっかけにもなるでしょう。1人情シスが担当することになる業務内容や、1人情シスならではの利点についてもご紹介します。
1人情シスが担当する業務内容
1人情シスが担当する業務は下記のとおりです。
- コンピューターやサーバーの導入、運営、保守
- ソフトウェアや機器の導入、運営、保守
- 社内のIT教育
- IT関連のトラブルに対応するヘルプデスク
- IT戦略の考案
- ITプロジェクトの管理や折衝
社内のIT業務を一手に引き受けることになるため、1人情シスは膨大な数の業務をこなさなければなりません。
1人情シスならではのメリット
負担の大きい1人情シスですが、1人で社内全てのIT関連業務を担うことによって得られる利点もあるようです。1人情シスのメリットを活かすには、社内で扱う作業を選別してアウトソースを上手く活用することが条件です。
例えば、定型化されている業務を外部委託し、担当者は業務全体の指揮をとる体制を整えます。人為的コストを抑えつつ、IT戦略企画など会社の成長に繋がる中核部分に注力できる点で1人情シスのメリットがあるといえるでしょう。
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1人情シスが問題視される理由4つ
1人情シスにもメリットがあるとご紹介しましたが、実際にはまだまだデメリットが大きいのが実情です。1人情シスが危ういとされる理由は次の4つです。
- 技術レベルに限界が出てくる
- 業務過多で対応が遅れる
- 改善業務まで手が回らない
- 人材確保が難しくなる
1人情シスが引き起こしてしまう、4つの問題点を詳しく紹介します。
1.社内のIT技術レベルが個人に託される
1つ目の問題点は、社内唯一の情報システム担当者のレベルが、会社のIT技術の限界値となってしまうことです。つまり、1人情シスの持っている技術力以上のものが会社に還元される可能性はありません。
担当者が入社後に技術力を伸ばしていく努力も大切です。しかし、1人で業務にあたっている場合は、日々の業務に追われ新しい知識を学ぶ時間の確保が難しいという懸念もあるでしょう。
2.業務過多で対処が遅れる可能性がある
IT関連のトラブルが発生した場合は、業務遂行に影響が及ぶ可能性も考えられるため、迅速な対応が求められます。社内に1人しか情報システム担当者が居ないと、ただでさえ山積みの業務に追われて、トラブル対応が遅れるかもしれません。
また、IT業界は常に情報が更新され続けているのが特徴です。1人情シスは、自分で必要な情報を集め対処する必要があるため、情報に乗り遅れ対処が遅れるという事態も考えられます。
3.改善業務が後回しになる
企業を成長させていくには、改善業務が欠かせません。1人情シスは、仕事の範囲が広いため、なかなか改善業務にまで手が回らない可能性があります。
突発的なトラブル対応や日々必要となる機器のメンテナンスなど、必要不可欠な業務を優先しているうちに業務時間は終わってしまうかもしれません。必要になる改善業務が手薄になってしまうのが、1人情シスのデメリットです。
4.仕事環境が悪いため人材確保が難しい
一度1人情シスの体制になってしまうと、劣悪な仕事環境が露呈することにより、追加での人材確保が難しくなる悪循環に陥ってしまいます。1人情シスは働く側にとって負担が大きいため、進んで職に就こうとする求職者は多くないでしょう。
1人情シスの負担に耐えかねて退職が続いたり、新しい人材を採用しにくかったりといった懸念事項が想定されます。
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1人情シスが生まれてしまう背景
デメリットが多いと認知されているのに、社内に情報システム担当者が1人だけという状況が生まれてしまうのには2つの理由があります。
1つ目は、経営陣のIT技術への理解度不足です。いくら現場の担当者が訴えたとしても、経費の掛かる採用に移れるかどうかには、経営陣の判断が関わってくるからです。
2つ目の理由は、そもそも人材不足でIT関連業務をアウトソーシングしている会社が増加していることです。日本のIT人材不足は今後も深刻化していくとされており、来たる2030年には45万人のIT人材不足が想定されています。
1人情シスが生まれる背景について解説します。
経営陣がIT技術の重要性を正しく認識していない
1人情シスの誕生に大きな影響を与えているのが、経営陣の意識の低さです。今や企業活動に欠かせない存在となっているIT技術ですが、その重要性が正しく認識されていない場合があります。
企業のIT技術のレベルアップに重きが置かれていない場合には、優秀な技術者の確保や便利で革新的なシステムの採用に費用を捻出できません。せっかくの企業成長のチャンスを逃しているとも知らずに、1人の担当者にIT関連業務を全て背負わせてしまっているのです。
人材不足でIT関連業務をアウトソーシングしている
人材不足を理由に、IT関連業務を外部の企業に委託している場合も、1人情シス体制が生まれやすい状況だといえるでしょう。アウトソーシングを利用する代わりに、社内の担当者は1人で業務にあたります。
後ほどご紹介しますが、アウトソーシングの活用は1人情シスのリスクを軽減させるのに有効な手段です。戦略的に1人情シスで運営している企業も存在するかもしれませんが、そのリスクは知っておきましょう。
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1人情シスのリスクを回避する4つの対処法
何かと不安要素のある、1人情シスのリスクを回避する対処法は次のとおりです。
- アウトソーシングの活用
- 社内のITレベルの引き上げ
- 作業の選別
- 担当者自身の技術向上
1人情シス体制で上手く業務を回すための4つのポイントを、詳しくご紹介します。現状と照らし合わせて確認すれば、1人情シスの問題を解決する糸口が見つかるはずです。
1.外部のサービスやツールを利用する
検討できる対策の中でも効果的なのがアウトソーシングの活用です。外部の業者に費用を払って委託するだけで、確実に仕事をこなしてくれるのがメリットです。
また、社内にはない技術を応用したいと考えている場合も、専門性の高い業者に依頼すれば、技術者を採用しなくても済みます。
外部サービスや支援ツールの利用で、1人情シスの負担は軽減できるでしょう。
2.社員のIT技術力を底上げする
1人情シスの仕事内容には、社員のIT関連業務のサポートが含まれます。コンピューターやサーバーに問題が起こった時、いかに社員自身が自分の力で解決できるかが、1人情シスの仕事量を決定します。
検索をすれば解決できるような簡単なことでも、面倒だからと問い合わせて来る社員がいるかもしれません。トラブル発生時のマニュアルの準備や、社員同士が情報共有できる仕組みの整備などが重要です。
3.対応する作業の選別をする
エクセルシートの使い方やツールの操作方法など、各社員の細かいサポートまで対応していたら1人情シスの負荷が大きくなりすぎてしまいます。1人情シスが対応すべき業務を選別して、残りは社員教育に組み込むなど対策を取る必要があるでしょう。
作業の選別ができれば、外部への委託や社員教育の見直しなど、関係部署と連携して問題を解決する次のステップに進めるはずです。
4.社外のネットワークを活用して知識を吸収する
1人情シスは、チームとして仕事をする機会がないため、技術を向上させるチャンスが少ない傾向があります。そこで、社外のネットワークを駆使してIT技術を磨く努力をしてみましょう。
これまで経験したことのない事例を知ることは、レベルアップには欠かせません。繰り返しの業務で成長が感じられない場合は、視野を広げて知識を吸収しようとする姿勢が大切です。
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1人情シスを超えたゼロ情シスも増加中
今回は1人情シスの現状や解決策をご紹介しましたが、近年では社内に一人も担当者がいない「ゼロ情シス」という状況がみられるのも事実です。ゼロ情シスの体制では、社内でIT関連業務に対応できないため、全ての業務を委託することになります。
人的コストの削減には有効かもしれませんが、デメリットが大きい点には注意が必要です。ゼロ情シスのリスクを解説します。
ゼロ情シスはセキュリティ面でのリスクが高い
社内のヘルプデスクの役割を果たしている情シスがいない場合は、社員自身がITを活用しなければなりません。その過程で、情報の取り扱いに関する規定が整備されていないと、情報漏洩などセキュリティ面でのリスクが発生します。
社内に専門的な知識を持った人材がいないことで、いざといった時の対応が遅れたり判断を誤ったりする可能性は高まるでしょう。
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リスクの大きい1人情シスの問題点を把握しておこう
1人情シスとは社内唯一の情報システム担当者を意味し、全てのIT関連業務を担っています。アウトソーシングを上手く活用して体制を整えることができれば、1人情シスの体制によって、人件費の削減や中核プロジェクトへの注力が可能になります。
しかし、業務過多やIT技術の停滞、トラブル対応への遅れなど、1人情シスによるデメリットが大きいのは確かです。1人情シスで上手く業務を回すには、業務を選別して外部委託をし、併せて社内のITレベルを底上げするなどの対策が欠かせません。
これからも続くと予想されるIT人材不足に対応するためにも、1人情シスの現状と問題点を正しく把握しておくことが大切です。
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