去年より新規にITサポート契約を結んだお客様で、既存の業務システムが古くなったので、新しいシステムに移行したいとのご依頼を受けました。今回は中小企業の業務システム導入サポートについてお話させていただきます。
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業務システムって何ですか？
簡単に言ってしまえば、人間が手作業でやっていた事をコンピューターが代わりにやってくれるシステムのことです。
例えば、会計システム、経理システム、顧客管理システム、商品管理システム、発注管理システム、受注管理システム、売上管理システム、支払管理システム、請求管理システム、売上分析システムなどです。
これら、ひとつひとつが業務システムです。
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業務システムを導入するメリットは？
最大のメリットは何と言っても、業務の効率化によるコスト削減と利益の最大化です。今まで手作業でやっていたことが、コンピューター処理により、そのスピードが飛躍的に向上し、処理可能なデータ件数も大幅に増えます。
さらに、様々なデータを一元管理できるようになり、社内での情報共有・情報伝達が簡単になることや、データの保存、履歴の保存、検索の向上などデータ活用の利便性が向上します。
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業務システム導入によるデメリット
良いことばかりに思える業務システムですが、デメリットもあります。どんなデメリットがあるか具体的にご紹介します。
- 導入時にある程度のコストが必要となる。
- システムの運用・保守・管理に専門知識を持ったIT技術者が必要になる。
- システムが故障し使えなくなってしまう危険性がある。
- 社外からの不正アクセスによりデータを持ち出される危険性がある。
- システムの使い方を覚えなければいけない。
- 社員への教育、習得までに移行時間がかかる。
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実際の導入事例【楽楽販売（旧：働くDB）】版
こちらは、店舗内のAV機器の設置・設計・工事を行っている会社です。この会社の特徴としては、顧客数と扱う商品数がかなり多く、請求書や支払いのタイミングが取引先ごとに違っているので、ひとつひとつ日付を紐づけるなどのカスタマイズが必要でした。
業務フローを分析した結果、「楽楽販売（旧：働くDB）」という業務システムを提案させていただきました。こちらの会社に合わせて項目を追加し、システムをカスタマイズしていきました。
作成した主な業務システムは、「見積管理」「受注管理」「発注管理」「請求管理」「支払管理」「経費管理」「顧客管理」「商品管理」「売上分析」「担当者別月別売上表」「商品区分別月別売上表」です。これらのデータが相互に関連付けされているため、柔軟にデータを活用することができます。
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システム導入時に一番大切なことは？
あらたに業務システムを導入する際に、まず考えなければならないことは、そのシステムを導入する目的を社内ではっきりさせることです。
・このシステムで何を実現したいのか？
・どのように活用し、どういった業務を効率化したいのか？
さらに、投資したコストに対する費用対効果も考える必要があります。業務の効率化によって、どの程度のコスト削減が見込めるのか？何年で投資コストを回収できるのか？
上記の内容を総合的に分析して、自社に最適な業務システムを選ぶ（提案してもうらう）ことが重要です。
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