リモートワークを簡単に導入するときのメリット、デメリットと社内インフラの導入方法

近年の「働き方改革」により、労働時間の改善について大号令がかかり「移動時間」や「通勤時間」が顕著に問題視されるようになってきました。

すでに、満員電車や渋滞などの交通事情の諸問題はありましたが、東京オリンピック開催の影響で「更なる交通機関のマヒ」が予見されました。

各企業の中で、フレックス勤務やオフピーク通勤が試行され、リモートワークについても、本格的に導入する企業が増え始めたのです。

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リモートワークの必要性について

ここで、リモートワークの需要に拍車をかける、世界的な大事件が発生しました。

それは新型肺炎「コロナウィルス」の蔓延です。

コロナウィルスの影響で、外出時に感染の危険に晒される中、在宅時に業務ができるという特性を持つ「リモートワークの重要性」は一層、加速し始めたのです。

リモートワークは主にどこに必要か？

システム部門や経営者が、リモートワークの導入を積極的に考え始めたときに、当然ながら「社内システムにアクセスできる端末量には限界がある」という問題に直面します。

そこで「企業において、一番重要なポジションはどこか？」という取捨選択の中で、多くの企業が選択したのは、経理部門でした。

経理部門が機能を停止してしまうと、会社の心臓とも云うべき活動が停止し、他部門も限りなく危険な状態になってしまうためです。

他にも、総務部門の一部決裁者や、各部門において主要なポジションを持つ方などが対象として選ばれました。

日本の企業は「経営者」ではなく「実用者」を率先してリモートワークへ切り替えることで、生命線を維持する動きを見せているようです。

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リモートワークに必要なもの

リモートワークを実施するうえで必要なものは「接続するための端末」「ネットワーク回線」「社内システムへ接続するためのツール」「コミュニケーションツール」の４つです。

下記の中で、概要と現況を解説いたします。

接続するための端末

これは当然ながら、会社が支給するべきものですが、現在はコロナウィルスの影響で、各PCメーカーともにPCの出荷がままならない状況のようです。

背に腹は代えられないため、リース期限間近なPCや、半故障状態のPCなども、リモートワーク貸し出しの対象に加えられるなどの努力を行っています。

また、あえて「一時的に家庭利用PCを使用する」という選択をする企業もあるようです。

注意！新型コロナウイルス（COVID-19）によるパソコン調達関連への影響

2020年3月末にパソコンを購入しようと検討している法人の方は注意が必要です。年末から流行している新型コロナウイルス（COVID-19）の影響によって、電子部品のサプライチェーンにも影響が出始めました。販売会社に確認を取り早めの購入を心がけましょう。

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ネットワーク回線

これは、会社が社員一人一人にモバイルWi-Fiを準備することもハードルが高いため、一部の社員には、自宅用のインターネット回線を使ってもらうしかありません。

しかしここにきて、フレッツ光の回線速度がかなり低下しているという情報が、全国各地から寄せられているようです。

これはどの企業や家庭においても、リモートワークの利用や自宅待機などでネット利用が爆発的に増えた結果だと思われます。

対策としては、ダークファイバー系回線やモバイル系回線を使うことが考えられますが、そこまでコストをかけるか？は、企業によりけりだと思われます。

社内システムへ接続するためのツール

本来であれば、VDI環境やSSL-VPNを通じて社内システムへアクセスすることが望ましいのですが、いずれも、規模の大きなサーバやネットワーク装置が必要となります。

しかも「すぐさま必要」であり「ある程度のセキュリティ担保が必要」であれば、「社内にて、リモート操作される側のPC」と「社外にて、リモート操作する側のPC」の立場だけあれば充足するツールがお勧めです。

パッケージ型もしくは、クラウド型のリモートアクセスツールを使用するとよいでしょう(RemoteViewやChromeリモートデスクトップなど)。

また、それらのツールを検討するうえで「ICカードリーダなどのデバイスが、リモート先へ共有できるか？」「コミュニケーションツールとの共用が可能か？」を確認しておくと、後になって、トラブルが起こりにくいと思われます。

コミュニケーションツール

リモートワークを開始するうえで、最も困難になってしまうことが予想されるのは、コミュニケーション方法の限界です。

普段使いでOffice365機能のMicrosoft TeamsやSkype for Businessの環境が整備されていればよいのですが、チャットやビデオ会議などの文化が乏しい企業は、導入までに、教育やセッティングなど、苦難を強いられることでしょう。

TeamsやSkype、Slackなどのコミュニケーションツールは各個人がアカウントを所持し、連絡を取り合う形式です。

また、Blue JeansやWeb EXは、会議室１つにつき、１アカウントを消費する形式であり、集合会議などを開催するにはおあつらえ向きです。

特に、上記双方の特性を合わせ持つMicrosoft TeamsとSlackはお勧めです。

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リモートワーク利用上の注意点

リモートワークを実施するうえでの注意点は「社外での予期せぬ接触の可能性がある」という部分です。

「家族が割り込んだ」「自分の趣味が映ってしまった」など、もはや笑い話ともいえますが、中には「笑えない」プライベートなものが露呈してしまうため、注意が必要です。

また、普段は社内システムに守られていることからかけ離れてしまうため、セキュリティ対策には十分に気を付けたほうが良いかもしれません。

リモートワークを実施することで、セキュリティリスクも大幅に上昇してしまいます。

リモートコントロール用のPCを私的に使わないこと、USBなどの外部デバイスを接続しないこと、用途はリモートワークのみに限定し「Web検索、データ閲覧など」を行わないこと、など、ルール作りも早急に進める必要があります。

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どうしても上手くいかない時は

インターネットで検索して色々な方法を試してみたけど上手くいかない場合はとげおネットまでお気軽にご相談ください。出張サポートにてお力になることが可能です。

まとめ

関東圏の人員輸送能力の限界が叫ばれる中、テレワークという考え方に否定的だった経営陣は、コロナウィルスという驚異に、図らずもテレワークの重要性を再認識するに至りました。

しかしながら、テレワーク設備かける財源も時間もあまり無い状況です。

また、需要が高まることによって、新たに「ネットワーク回線の遅延」「テレワークに要するPCの確保」「コミュニケーションツールの導入」など、より高いハードルを突き付けられる事態となっています。

そんな時こそ、専門家によるアドバイスとサポートが必要なのです。

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