当サイトではアフィリエイト・アドセンス広告を掲載しています

PCとスマホで会社のメールを同期したい!その方法とメリットデメリット注意点まとめ

PCとスマホで同じメール参照できる?できない?Eメールの仕組みをおさらい
PCとスマホで同じメール参照できる?できない?Eメールの仕組みをおさらい

パソコントラブル、インターネットトラブルでお困りの方は是非とげおネットの出張トラブルにお問い合わせください!

働き方が多様化する中で、業務に用いるデバイスがwindowsPCだけではなく、スマートフォン・タブレットを活用する例が増えているのではないでしょうか。また、在宅勤務が広がる中で、会社管理とは異なる環境のPC、場合によっては個人で所有しているPCを業務に利用しているケースもあるかもしれません。

こうして、一人で複数台のデバイスを取り扱うと、問題となる課題の一つにEメールがあります。Eメールは便利ですが、複数台のデバイスから参照すること、出来ることと出来ないことが存在してしまいます。

その時に「オフィスのパソコンから返信したメールがスマホからは見れない」「スマホでチェックしたメールがパソコンでは未読のまま」と言った現象に接してどうにかして同じメールを同じ状態で活用したい人が多いと思います。

確かにそのようなことは問題なく出来るのですが万能ではなく出来ないことや運用上注意することが出てしまいます。この記事では実現方法と注意点をまとめました。

↓PCトラブルなど社内IT環境にお困りなら↓

モバイル用
Video広告

Eメールを、いつでもどこでも見られるようにする

現在は、ほとんどの人がスマートフォンを所持しており、場合によっては会社用のスマートフォンが支給されているケースもあるかと思います。スマートフォンはインターネットに接続できますので、当然Eメールを受信することは可能です。

しかし、現在会社で受信しているメールをスマートフォンでも見られるようにするためには、いくつかの確認事項があります。

メール受信方式が、POP3か、IMAPか

Eメールの仕組み(受信方式)は、大きく別けると「POP3(POP3/SMTP)」か「IMAP」にわけられます。

簡単に言うと、POP3は「メールがサーバに届くと、受信者の端末にダウンロードさせる」仕組み、IMAPは「メールサーバ自体にメールが保存されている」仕組みです。

POP3の場合、サーバにメールを溜め込まず、受信する端末にメール本文をダウンロードさせることが仕事です(設定により多少の柔軟性を持たせることは可能)。メールを渡した後はサーバには残りません。例えばメールを受信した直後に受信した端末が故障すると、届いたメールは確認することができません。その代わり、処理が軽く、メールサーバの運用コストも低めです。受信完了したメールはインターネットにつながらない環境でもが参照でき、メールは端末の容量が許す限り保存することが可能です。

POP3はメールを直接端末に渡すのでサーバには残らない。

IMAPサーバは、受信する端末にメールを送った後でも、サーバ側にメール本体が残ります。この仕組みにより、適切なIDとパスワードさえわかれば、どの端末からでもメールを参照することができます。また、専用のメールソフトをインストールしなくても、通常のインターネットブラウザからでもメールの送受信ができる仕組みも可能です(メールサーバ側がブラウザからのアクセス機能を提供している場合)。

IMAPはサーバに保存されているメールをインターネット経由で参照する

IMAPサーバであれば、基本的にはどこからでもメールを参照するという要望を叶えてくれます。ただし、サーバ容量に上限がある場合がほとんどなので、定期的なメールの削除を行わなければならないというデメリットがあります。

仕組みによってはインターネットに接続されていないとメールが参照できなくなる場合もあります。一時的に端末本体にコピーを保存することで、一度端末上で見たメールであればオフラインやインターネットが接続できない環境でもメールが閲覧可能な場合もあります。端末側に存在しているメールデータがコピーなので、万が一端末が故障などした場合も、再度適切にIMAPサーバへ接続できれば、新しい端末で過去のメールが参照できるようになります。

昨今のメールサーバでは、よほど特別な事情がなければ、基本はIMAP・POP3どちらも利用可能で、どちらを選ぶかは、メール受信側の端末設定に依存します。ただしPOP3を想定しているメールサーバの場合、保存容量が少ない、処理能力が低いなどの可能性があるため、必ずメールサーバ側の仕様を確認しましょう。

POPとIMAPの違いは?その他の方法は?どちらでメール受信設定したらいいかまとめ
メールの設定時には、POPとIMAPのどちらかを選択しなければなりません。 どちらを選ぶかは、メールの使い方やパソコンなど端末の使用状況によって異なります。 POPとIMAPそれぞれの違いについて説明し、どちらを選ぶと使い勝手が良いか解説します。

 

IMAPの場合は複数デバイスへの同期が可能

もし現在会社で利用しているメールサーバがIMAP対応であれば、そのまま会社で参照しているメールをスマートフォンなどのほかデバイスで参照することが可能です。

もし、これから新たにメールサービスを開始するような場合は、IMAPにしておけば、複数デバイス間での参照はそのままクリアできます。サーバ容量などコスト面等の課題はありますが、基本的にはIMAPにしておくことを推奨します。

注意点としては、IMAPを使い複数端末で受信できるようにするためにはメール認証のパスワードのやり取りが必要なことです。ブラウザ上で参照できるメールサービスであれば、パスワードの任意変更が可能な場合もありますが、そのようなサービスを提供していないメールサーバの場合、パスワード変更は管理者側の機能でしか対応できない場合があります。

パスワード授受の方法には特段の注意を払う必要があります。例えば書面でパスワードを伝えて、この書面を紛失あるいは盗難されてしまうと、パスワードが変更されるまでは誰でもメールサーバにアクセスできてしまいます。

POPでもIMAPでもない、OAuthという方式

GmailやOutlook.com(hotmail,windows Liveメール)をご利用の方も多いと思います。これらはメーラーを使わず、ブラウザ上でメールが利用できるというwebメールの代表格です。

もちろんGoogleやMicrosoftはこれらwebメールサービスをビジネスでも利用可能出来るように展開し、webだけではなく従来通りメールソフトやメールアプリを利用することも可能です。その際、POPでもIMAPでもない、OAuthという方式での接続となります。POPやIMAPには、いくつかのセキュリティ上の懸念があるため、それを補うよりセキュリティが高い方式です。

OAuthは、メールサービスだけではなく、様々なクラウドサービスを展開している場合、統合的に利用可能な認証方式です。例えばGmailを利用していれば、おなじアカウント情報でGoogleドライブやGoogleカレンダー機能も一貫して利用できるといった仕組みです。

従来のメールソフトでもOAuth認証で利用できる場合がありますが、メールソフト側がOAuth方式の認証に対応している必要があります。

利用する側にとっては、IMAPと同じように考えてもらえば基本的には問題ありません。

POP・IMAPはもう使えない!法人向けメールシステムのOAuth対応について
Google WorkspaceやMicrosoft Exchange Onlineで採用されている「OAuth認証」のしくみについて、図解入りで解説します。OutlookとGmailを使い、OAuth認証のアカウントを利用する手順も紹介します。

OAuthを気にするというケースはメールサービスそのものの乗り換えとなる場合がほとんどと思われます。よりシンプルに「今までのメールサービス」と「これからのメールサービス」とで分断されます。「今までのメールサービス」で受け取ったメールは「これからのメールサービス」で参照することは、原則できません。OAuthに対応したメールサービスに切り替える場合も、過去メールの扱い方について事前に検討・対策をする必要があります。

POP3から移行する場合の注意点

POP3からIMAPに移行する場合、【ある時点以降は】メールを複数デバイスで参照することは可能ですが、【ある時点以前は】参照することはできません。ここでの【ある時点】とはIMAPに変更後やメールサーバ、メールアドレス変更後など、状況により異なりますが、まずはこの前提を受け入れるところが重要です。

既存メールの丸ごと移行は難しい

弊社でも質問をいただくのですがPOP3で受信したメールを、新しい環境で参照できる可能性は低いと考えてください。
既存メールを丸ごと新しいメールサーバーに移したい、というご希望をいただくのですが難しいケースが大半です。メールサービス間でメールデータの移行が必要になるのですがツールが用意されているメールサービスはほとんどありません。

  • POP3で受信済みのメールをIMAP上に再配置することはできないので、受信メールを自分で転送するか、送信者に再度メールを送信してもらうしかない。
  • IMAPには保存できる容量に限界があり、大量のメールを上記の方法で再度転送すると一気に容量がひっ迫する可能性がある。また、再送後のメールは本来メールの受信日時とは違うので、メールを探し出すことが困難になったり、転送中に新規メールが埋もれ、見逃すといったリスクもある

POP3からの切り替えには、上記の問題は不可避で、運用方法でカバーするしかないのが現状です。具体的には、今使っているメールソフトで参照し続けるか、それでも将来にわたって参照する可能性があるものは、印刷したりPDF化するなどして別データで残すといった方法です。

国内ではWADAXのレンタルサーバーだけはIMAPを使ってメールデータを移すツールが用意されています。どうしても既存メールを新しいメールサーバーに移してみたい方はWADAXのサービスを検討されてはいかがでしょうか。



↓PCトラブルなど社内IT環境にお困りなら↓

Eメール以外の方法も検討してみる

Eメールはほとんどの企業・個人がもつ手段であり大変便利ではありますが、一方でセキュリティの懸念やスパムメールの問題などの悩みも伴います。Eメールを完全に廃止することは現実的ではないですが、Eメールの傍ら、新しいコミュニケーションの方法を検討する段階にあるかもしれません。

Eメールは、上記のように誰でも基本的には持っている手段ですが、関係先や決まった相手先で、やり取りの方法が合意できれば、メールに限定する必要はありません。

ただ、いずれのツールも、外部の関係者とやり取りするには、各々のシステムを導入していることが前提となることが大きなハードルです(双方有償契約ではなく、相手をゲストとして一時的もしくは限定的に利用することは可能な場合があります)。

そのため、例えば、社内の人とやり取りをするのに、必ずしもEメールを使う必要はないはずです。今の時代はよりスピーディーに、かつ、場所にとらわれずコミュニケーションできる仕組みが様々誕生していますので、まずは社内のやり取りから、変えてみるのはいかがでしょうか。

リモートワークを簡単に導入するときのメリット、デメリットと社内インフラの導入方法
新型コロナウイルスの流行蔓延で急激にニーズが高まったリモートワーク。「ウチも導入しないと」と考える中小事業者の方は多いかと思います。この記事ではテレワークの導入方法について詳しく解説しています。

LINE WORKS

LINEとつながる唯一のビジネスチャット - LINE WORKS
ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」ならチャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えます。PCだけでなくスマホでもフル機能が使えるので、働き方改革に有効です。

スマホのコミュニケーションソフトとして幅広く使われているLINEを、ビジネス向けに特化したのがLINE WORKSです。LINEと同じ操作感で手軽にコミュニケーションできつつ、管理者機能が充実しているので、セキュリティや統制への対応も万全です。

メッセージング機能のほか、スケジュールやタスク管理、社内掲示板やアンケート機能など、グループウェア的な側面も持っています。

LINE WORKSは通常のLINEとのやり取りも可能です。LINEの普及率は90%を超えているといわれているため、今ではEメールに代わる連絡手段と言えます。

Slack

Slack はニーズに応えるプロダクティビティプラットフォーム
Slack(スラック)は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。

小規模なプロジェクトワークにおいてはSlackが非常に高いシェアを持っています。メールのようにTo,CC,Bccなどの区分けをしてメーリングリストを登録して…という手間はなく、作業・目的単位に「チャンネル」という小さなグループを作成し、ディスカッションのようにやり取りをしたり、データの授受が手軽にできるようになります。

GoogleApps系などの他のクラウドサービスとの連携も強く、幅広くクラウドサービスを利用している場合もメリットがあります。ちょうど新型コロナによる在宅ワークが開始されたこと、2021年に大手のIT企業であるセールスフォースに買収されたことで、よりビジネスに使いやすく洗練されていきました。

テクニカルやクリエイティブの分野では非常に好評で、これらの業務で実績のある多数の便利機能を内包していますが、操作には若干の慣れが必要な点があります。

Discord

Discord | Your Place to Talk and Hang Out
Discord is the easiest way to talk over voice, video, and text. Talk, chat, hang out, and stay close with your friends and communities.

Discordはオンラインゲーム向けに開発されたコミュニケーションツールですが、ビジネスの場での活躍も近年は見られるようになってきました。もともと、スピードと判断が求められるオンラインゲームで使われるツールだったため、他のコミュニケーションツールよりも処理が軽く、音声通話(ビデオ会議)の音質が良いなどのメリットがあります。

2020年には商用利用が解禁されており、これもまた新型コロナウイルスによるテレワークでの活用が増えてきました。

シンプルにチャットやり取り、画面共有、通話といったやり取りであれば無償版でも問題ありません。有償版はゲーム配信向けの付加価値(画質向上や絵文字カスタマイズなど)なので、ビジネス用途でコミュニケーションをとるなら無償版で十分です。

注意点としては、日本語サポートが十分ではないこと、他のビジネス系ツールに比べると管理系機能は弱いため、セキュリティ対策に注意が必要などといった点になります。

↓PCトラブルなど社内IT環境にお困りなら↓

まとめ

いかがだったでしょうか。

Eメールの柔軟性を高めるにしても、出来ること・出来ないことがあるため、特徴を見極め場合によっては利用方法を工夫しなければならない場合があります。長く使っていると、いつか必要かも?と感じてどうしてもそのまま保存したくなりますが、あるタイミングで割り切っていらないメールは削除することも、必要な手間なのかもしれません。

また、この数年のテレワークにより、もっと手軽なコミュニケーション手段が大きく発達してきました。Eメールほど手軽にだれでも利用できるわけではありませんが、まずは社内や近しい関係者同士手の仕事に、Eメールじゃない仕組みを取り入れてみると、業務改善のきっかけになるかもしれません。

社内のメールの取り扱いでお困りでしたらお気軽にお問い合わせください。

メール設定に関わる関連記事

POPとIMAPの違いは?その他の方法は?どちらでメール受信設定したらいいかまとめ
メールの設定時には、POPとIMAPのどちらかを選択しなければなりません。 どちらを選ぶかは、メールの使い方やパソコンなど端末の使用状況によって異なります。 POPとIMAPそれぞれの違いについて説明し、どちらを選ぶと使い勝手が良いか解説します。
POP・IMAPはもう使えない!法人向けメールシステムのOAuth対応について
Google WorkspaceやMicrosoft Exchange Onlineで採用されている「OAuth認証」のしくみについて、図解入りで解説します。OutlookとGmailを使い、OAuth認証のアカウントを利用する手順も紹介します。

どうしてもうまくいかない時は

インターネットで検索して色々な方法を試してみた、それでもやっぱり上手くいかない場合は

とげおネットまでお気軽にご相談ください。

とげおねっとでは出張サポートにてお力になることが可能です。

下記の電話番号、もしくはメール(フォーム)からお問い合わせいただくことが可能です。

↓PCトラブルなど社内IT環境にお困りなら↓

記事内容に関する注意事項

本サイトの記述に従って設定をされるときは自己責任にてお願い致します。あくまで参考情報となります。実際には状況によって取るべき手段が異なるため記事中では全てのケースを網羅出来ているわけではありません。そのため記述通りに設定しても必ずしも設定出来るわけではございません。あらかじめご了承ください。

出張エリア一覧 /パソコントラブル対応・ITサポート

東京23区
渋谷区, 千代田区, 東京都中央区, 港区, 新宿区, 文京区, 台東区, 墨田区, 江東区, 品川区, 目黒区, 大田区, 世田谷区, 中野区, 杉並区, 豊島区, 荒川区, 東京都北区, 板橋区, 練馬区, 足立区,
葛飾区, 江戸川区
東京都下
八王子市, 立川市, 武蔵野市, 三鷹市, 青梅市, 府中市, 昭島市, 調布市, 町田市, 小金井市, 小平市, 日野市, 東村山市, 国分寺市, 国立市, 福生市, 狛江市, 東大和市, 清瀬市, 東久留米市,
武蔵村山市, 多摩市, 稲城市, 羽村市, あきる野市, 西東京市
埼玉県
【さいたま市】西区,北区,大宮区,見沼区,中央区,桜区,浦和区,南区,緑区,岩槻区
川越市,熊谷市,川口市,行田市,秩父市,所沢市,飯能市,加須市,本庄市,東松山市,春日部市,狭山市,羽生市,鴻巣市,深谷市,上尾市,草加市,越谷市,蕨市,戸田市,入間市,朝霞市,志木市,和光市,新座市,桶川市,久喜市,北本市,八潮市,富士見市,三郷市,蓮田市,坂戸市,幸手市,鶴ヶ島市,日高市,吉川市,ふじみ野市,白岡市
【北足立郡】伊奈町
【入間郡】三芳町,毛呂山町,越生町
【比企郡】滑川町,嵐山町,小川町,川島町,吉見町,鳩山町,ときがわ町
【秩父郡】横瀬町,皆野町,長瀞町,小鹿野町
【東秩父村】児玉郡,美里町,神川町,上里町
【大里郡】寄居町
【南埼玉郡】宮代町
【北葛飾郡】杉戸町,松伏町
千葉県
【千葉市】中央区,花見川区,稲毛区,若葉区,緑区,美浜区
銚子市,市川市,船橋市,館山市,木更津市,松戸市,野田市,茂原市,成田市,佐倉市,東金市,旭市,習志野市,柏市,勝浦市,市原市,流山市,八千代市,我孫子市,鴨川市,鎌ケ谷市,君津市,富津市,浦安市,四街道市,袖ケ浦市,八街市,印西市,白井市,富里市,南房総市,匝瑳市,香取市,山武市,いすみ市,大網白里市
【印旛郡】酒々井町,栄町
【香取郡】神崎町,多古町,東庄町
【山武郡】九十九里町,芝山町,横芝光町
【長生郡】一宮町,睦沢町,長生村,白子町,長柄町,長南町
【夷隅郡】大多喜町,御宿町
【安房郡】鋸南町
神奈川県
【横浜市】鶴見区,神奈川区,南区,港南区,保土ケ谷区,旭区,磯子区,港北区,緑区,青葉区,都筑区,戸塚区,栄区,泉区,瀬谷区
【川崎市】川崎区,幸区,中原区,高津区,宮前区,多摩区,麻生区
【相模原市】南区,中央区,緑区
【横須賀三浦地域】横須賀市,鎌倉市,逗子市,三浦市,三浦郡葉山町
【県央地域】厚木市,大和市,海老名市,座間市,綾瀬市,愛甲郡愛川町,愛甲郡清川村
【湘南地域】平塚市,藤沢市,茅ヶ崎市,秦野市,伊勢原市,高座郡寒川町,中郡大磯町,中郡二宮町
【県西地域】小田原市,南足柄市,足柄上郡中井町,足柄上郡大井町,足柄上郡松田町,足柄上郡山北町,足柄上郡開成町,足柄下郡箱根町,足柄下郡真鶴町,足柄下郡湯河原町
愛知県
【名古屋市】千種区,東区,北区,西区,中村区,中区,昭和区,瑞穂区,熱田区,中川区,港区,南区,守山区,緑区,名東区,天白区
一宮市,瀬戸市,春日井市,犬山市,江南市,小牧市,稲沢市,尾張旭市,岩倉市,豊明市,日進市,清須市,北名古屋市,長久手市,津島市,愛西市,弥富市,あま市,半田市,常滑市,東海市,大府市,知多市,岡崎市,碧南市,刈谷市,豊田市,安城市,西尾市,知立市,高浜市,みよし市,豊橋市,豊川市,蒲郡市,新城市,田原市
【愛知郡】東郷町
【西春日井郡】豊山町
【丹羽郡】大口町,扶桑町
【海部郡】大治町,蟹江町,飛島村
【知多郡】阿久比町,東浦町,南知多町,美浜町,武豊町
【額田郡】幸田町
【北設楽郡】設楽町,東栄町,豊根村

岐阜県
岐阜市,大垣市,高山市,多治見市,関市,中津川市,美濃市,瑞浪市,羽島市,恵那市,美濃加茂市,土岐市,各務原市,可児市,山県市,瑞穂市,飛騨市,本巣市,郡上市,下呂市,海津市
【羽島郡】岐南町,笠松町
【養老郡】養老町
【不破郡】垂井町,関ケ原町
【安八郡】神戸町,輪之内町,安八町
【揖斐郡】揖斐川町,大野町,池田町
【本巣郡】北方町
【加茂郡】坂祝町,富加町,川辺町,七宗町,八百津町,白川町,東白川村
【可児郡】御嵩町
【大野郡】白川村
大阪府
【大阪市】西淀川区,淀川区,東淀川区,此花区,福島区,北区,都島区,旭区,港区,西区,中央区,城東区,鶴見区,東成区,生野区,天王寺区,阿倍野区,西成区,浪速区,大正区,住之江区,住吉区,東住吉区,平野区
豊中市,吹田市,摂津市,守口市,門真市
兵庫県
尼崎市,伊丹市,西宮市
広島県
【広島市】中区,東区,南区,西区,安佐南区,安佐北区,安芸区,佐伯区
【安芸郡】府中町,海田町,熊野町,坂町

※弊社パートナーによる提供地域を含みます。

出張パソコン設定/ITサポートブログ
PC,LAN,WiFi,NASのトラブル出張修理、ITサポートは(株)とげおネット