オンラインストレージの中でも、もっとも知名度が高いサービスは「Dropbox」ではないでしょうか。みなさんも個人で無料版を使われている方が結構いると思います。このDropboxには法人向けの「Dropbox Business」というサービスがあり、これがかなり仕事で使えるので、簡単に内容をご紹介しておきます。
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基本的にデータ容量は無制限!!
Dropbox Businessには、「Standard」と「Advanced」の２種類のプランがあり、Advancedプランは基本的にデータ容量は無制限で、Standardプランでも2TBもの容量が使用可能となります。これだけあれば、写真や動画など大きなファイルをいくらでも保存しておけますよね。
料金は、Standardプランが1500円/月、Advancedプランが2400円/月です。同様のサービスを提供しているGoogle Driveと比べても割安な料金体系でした。
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どんなに大きなファイルでも共有可能
動画ファイルだろうが、画像ファイルだろうが、ドロップボックスの中に保存してしまえば、あとはそのリンクを共有したい相手にメールするだけ。もう、ファイルサイズの大きさを気にする必要はありません。
さらに、共有したい相手もDropboxを利用している場合は、共有フォルダを作成して、そこに相手のアカウントを追加することで、フォルダ内のファイルを共有することができます。共有フォルダ内のファイルは、相手と共同編集することも可能です。プロジェクトごと、取り引き先ごとに共有フォルダを作成すれば効率的に作業が行えると思います。
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バックアップと復元機能で、データ消失のリスク無し!!
Dropboxに保存したファイルは自動でバックアップされるので、パソコンの故障やスマートフォンの紛失による、データ消失のリスクが無くなります。
そして、私が個人的に気に入っているのが、Dropbox内で誤って削除してしまったデータを復元できるという機能です。もうここまでくると、ほぼ100％データを失う可能性が無いと言っていいかもしれません。つまり、大切なデータはDropboxに保存しておけば、間違いないということです。
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いつでも、どこでもデータにアクセス可能!!
インターネット環境されあれば、日本はもちろん海外からでもファイルにアクセスすることが可能です。そして、パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンからも接続できるため、場所や端末に制限されることなく、自分の好きなタイミングでデータを閲覧することができます。
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無料プランより、さらに強固なセキュリティシステム
Dropboxは独自の仕組みでデータを暗号化し、それを「SSL/TLS」という部外者が覗けないトンネルの中を通してデータを送受信します。Businessアカウントでは、これに加えて、ファイルを共有する際に、アカウントごとに細かくアクセス権限を設定できます。
クラウドというと、セキュリティーの問題がすぐに取り上げられますが、ここまでのセキュリティーシステムを自社で構築するのはほぼ不可能です。そう考えると、自分のパソコンに保存しておくより、Dropboxほが安全という見方もできます。
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まとめ
Dropbox Businessを使うメリット
- USBメモリーや、外付けHDDを持ち歩く必要がなくなる。
- オフィスや自宅以外の場所でも仕事ができる。
- 遠方地や海外にいる人とも仕事が可能になる。
- 外出先でタブレットやスマートフォンから資料を見せることができる。
- データのバックアップにもなる。
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